- Assurer le secrétariat du service et contribuer au bon déroulement de ses activités
- Appui au suivi technico-administratif du secteur Faune sauvage captive et chenil
DESCRIPTION DES MISSIONS :
Accueil et secrétariat : assurer le suivi de la boîte électronique fonctionnelle du service ; assurer l'accueil téléphonique, le filtrage et l'orientation des interlocuteurs ; assurer l'accueil physique et l'orientation des interlocuteurs ; participer à des réunions et rédiger le compte-rendu, à soumettre au cadre concerné.
Appui au secteur faune sauvage et chenil : structurer et ré-organiser le suivi administratif du secteur d'activité ; tracer et fiabiliser les données dans les tableaux de suivi et les applications métiers ;
gestion administrative des demandes de détention d'animaux d'espèces non domestiques ; établissement des décisions : récépissé de déclaration, accusés de réception.
Organiser la logistique des réunions de la Commission Départementale de la Nature des Paysages et des Sites (CDNPS) ; mise en forme des dossiers et rapports d'instruction pour la Commission Nationale des Sites ; assurer le secrétariat des réunions et rédiger le compte rendu.
Appui du chef de service : assurer l'organisation des réunions (réservation de salles, préparation du matériel) ; mettre en forme tous documents et les valoriser par les outils bureautiques ; être un relais et participer à la mise en oeuvre des procédures collectives liées au SGCD.
Être la correspondante qualité du service :participer aux réunions CQL - être le relais au sein du service ; tenir à jour la GAO, en lien direct avec le chef de service.
CHAMP RELATIONNEL :
- Travail en équipe avec l'ensemble des agents du service sous l'autorité de la cheffe de service et de son adjointe ainsi qu'avec le responsable qualité de la DDPP
- Relations externes (mails, téléphone, accueil)
- Conditions particulières : organisation des absences pour que les missions de service public prioritaires soient assurées en permanence (gestion de la boîte du service, des appels, de l'accueil physique et du courrier)
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