Responsable d'activite h/f

Vous avez une solide expérience du pilotage et de la mise en oeuvre de projets complexes et réglementés ?
Votre aisance relationnelle vous permet de porter des sujets et décisions avec le sens de l'écoute, du dialogue et de la négociation, vous avez le sens de l'initiative, des capacités d'organisation et de planification ?
Les challenges vous intéressent ?

Nous recherchons un(e) Responsable des Archives - records management.

En 2025, on ne parle d'archives mais de records management.
Etre manager cette activité, c'est :
- Être le garant de la juste durée de conservation de tous nos documents, qu'ils soient papier (il en reste environ 50 kilomètres linéaires, externalisés à 95% chez 5 tiers archiveurs) ou électroniques (nous avons plus de 100 millions de documents en GED)
- Gérer un budget de 500K€ et des prestataires externes, garant de la bonne conservation
- Animer une équipe de 3 collaborateurs
- Déployer les process qui a terme nous permettront de tendre vers 90% d'archives retrouvées (nous sommes à environ 50% en 2024).
La finalité du poste, c'est de relever l'ensemble de ces challenges, sur un terrain de jeu en perpétuel mouvement. Vos missions principales sont :
- DEFINIR LA STRATEGIE D'ARCHIVAGE
Définir, avec les métiers et les fonctions support expertes, la stratégie du Groupe en matière d'archivage et de records management. Cette stratégie visera notamment à construire, déployer, maintenir à jour et mettre en oeuvre un ou plusieurs référentiels des règles d'archivage, et notamment des référentiels relatifs aux durées de conservation.

- GERER L'ARCHIVAGE
Assurer la gestion homogène et centralisée ainsi que la conservation de toute la documentation produite au sein de l'entreprise, en conformité avec les normes en vigueur ;

Mettre en place et animer les gouvernances, les processus opérationnels et outils qui permettront d'assurer la conservation, l'archivage tout au long du cycle de vie des documents et données ;

Piloter la mise en oeuvre des durées de conservation dans le cadre des obligations réglementaires (notamment RGPD) et l'intérêt légitime au regard de la finalité du traitement lié aux enjeux métiers, de conservation des données dans le cadre de recherche de preuves en matière de litiges ;

Assurer la gestion des archives physiques sur l'intégralité de la chaîne de traitement : tri, destruction, classement, description archivistique, réalisation d'inventaires d'archives.

- ASSURER UN SUIVI DE LA PERFORMANCE GLOBALE
Mettre en place et consolider les reportings, les indicateurs de performance et de risques clés liés à la gestion des archives et de l'information associée.

- SENSIBILISER ET FORMER
Accompagner et conseiller l'ensemble des métiers dans la gestion de leurs archives, par le biais d'actions de sensibilisation ou de formation.

- CONTRIBUER A L'AMELIORATION CONTINUE
Promouvoir et faciliter les meilleures pratiques en matière de gestion des archives et de l'information, en s'appuyant notamment sur une veille active des évolutions technologiques, réglementaires et des pratiques ;

Construire et maintenir une offre de services autour du records management, de l'archivage et de la gestion des destructions ;

Participer à la mise en place et au fonctionnement des systèmes de gestion électronique de documents et des systèmes d'archivage électronique, permettant ainsi de formaliser et d'automatiser les processus de création, de gestion et de conservation documentaire ;

Contribuer aux projets et programmes liés à la gestion du cycle de vie des documents et données.