Gestionnaire de copropriétés h/f

PRESENTATION CABINET PRUNIER :

Le Cabinet PRUNIER, fondé en 1919, est une SAS qui exerce, conjointement, l’activité d’Architecture et d’Administration de Biens (Syndic de Copropriété – Gérant d’Immeubles).

Fondé en 1919 par son grand-père, transformé en 1989 en SARL d’architecture par son père, Monsieur Michel PRUNIER, Architecte D.P.L.G., est l’actuel Président de la SAS Cabinet.

Entouré de collaborateurs assurant les activités d’administration de biens et formant une équipe soudée et pérenne, Michel Prunier, aidé d’un(e) assistant(e) constituant le poste à pourvoir, dirige l’ensemble de la société et exerce en son sein l’activité d’architecture et de maitrise d’œuvre des travaux de rénovation/restructuration/entretien/décoration parisiens qui lui sont confiés, par ses propres clients dont il gère les biens ou par des clients extérieurs qui le sollicitent.

Application stricte des règles professionnelles, accompagnement de ses clients par ses connaissances et expériences acquises, tant sur le plan technique que juridique dans la gestion du patrimoine immobilier parisien, sont des atouts reconnus du Cabinet Prunier.

Les locaux du Cabinet Prunier sont situés en étage d’un bel immeuble haussmannien du 7eme arrondissement, face à la Tour Eiffel (métro Alma, École Militaire, RER C,…)

TACHES GESTIONNAIRE DE COPROPRIETE :

1. Gestion courante des immeubles :
- Visite régulière des immeubles et rencontre avec les gardiens/employé(e)s d’immeuble ou avec le conseil syndical, ou avec les entreprises
- Traitement des appels téléphoniques, du courrier (mail ou postal), des demandes d’intervention avec suivi des entreprises ou fournisseurs
- Demande de devis si nécessaire dans le cadre de la gestion courante et commande des travaux en relation avec le Conseil syndical de chaque immeuble
- Traitement des sinistres (dégât des eaux, responsabilité civile, incendie, etc.)
- Suivi des dossiers Procédures Judiciaires
- Renouvellement ou négociation des contrats annuels (combustible, assurances, équipements communs ou autre contrat)
- Gestion des gardiens/employé(e)s d’immeuble : suivi des dossiers licenciement ou embauche, établissement du contrat CDI ou CDD, gestion des congés annuels, des arrêts maladie ou accident du travail (en collaboration avec le comptable Paie), vérification de l’accomplissement de leurs tâches
- Gestion des Ventes/Donation : enregistrement et création des nouveaux copropriétaires et transmission des actes notariés au Comptable du Cabinet
- Mise à jour du Carnet d’entretien
2. Gestion comptable :
- Envoi des relances aux copropriétaires
- Gestion des impayés et procédures pour recouvrement des impayés
- Transmission au Comptable du Cabinet des factures Immeubles après vérification et codification, pour paiement
3. Gestion assemblées générales :
- Organisation planning assemblées générales annuelles : fixation des dates avec le conseil syndical de chaque immeuble
- Tenue des réunions de conseil syndical avant les assemblées
- Préparation de l’ordre du jour
- Préparation des comptes annuels avec le Comptable du Cabinet, établissement du budget annuel des charges courantes et autres documents à joindre à la convocation
- Demande des devis en vue des travaux à présenter en assemblée
- Envoi des convocations
- Tenue des assemblées générales annuelles ou extraordinaires
- Établissement du procès-verbal et diffusion
- Mise à jour des informations sur logiciel Gestion : Conseil syndical, mandat de syndic renouvelé et date mandat
4. Gestion des gros travaux :
- Mise en œuvre des décisions votées en assemblée générale en collaboration avec l’architecte désigné et les entreprises retenues
- Souscription des Emprunts Collectifs
- Souscription des assurances Dommage Ouvrage
- Vérification du budget voté/Montant travaux
- Transmission au Comptable du Cabinet des factures Travaux après vérification et codification, pour paiement
- Suivi divers
5. Gestion des tâches administratives annuelles :
- Mise à jour du registre des Copropriétés : saisie des comptes de l’exercice clôturé, date tenue Assemblée et date Mandat de syndic
- Mise à jour du Livre des Mandats
- Mise à jour du Registre des Copropriétés informatique
- Classement, archivages des dossiers
6. Diverses tâches Cabinet :
- Renouvellement des Cartes Professionnelles
- Informations sur nouvelles dispositions juridiques si nécessaire
- Gestion des formations obligatoires

PROFIL RECHERCHE :

Les tâches étant variées, le profil recherché est une personne ayant une bonne connaissance de la Copropriété, tant administrative que juridique, capable de s’adapter rapidement avec un esprit d’équipe et ayant occupé des fonctions similaires.
Qualités requises : Dynamisme, rigueur, autonomie, amabilité, sens de l’organisation et des chiffres, sens des relations humaines et capacité d’initiative.

Goût et maitrise des outils informatiques dont le pack Office et logiciel Gestion ICS serait un plus.

Poste : CDI Temps plein – Avantages entreprise : Tickets restaurants, Mutuelle (Convention collective des Architectes)

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Horaires :

* Du lundi au vendredi

Capacité à faire le trajet ou à déménager :

* 75007 Paris 7e: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Requis)

Expérience :

* Gestionnaire copropriété : 7 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

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