Secrétaire ou assistant h/f (h/f)

Suite à une mutation prochaine de la professionnelle assurant cette fonction, dans un autre établissement de notre association, nous recherchons un(e) nouveau(elle) secrétaire ou assistant(e). Dans le cadre des missions de l'ESAT sociales et commerciales, et dans le respect des projets associatif et d'établissement, le - la secrétaire ou assistant (e) est placé (e) sous la responsabilité hiérarchique de la Direction Générale Adjointe, ou tout cadre désigné par cette dernière.

Le poste est également un interface administratif et comptable avec le siège.

Les missions :
- Accueil physique et téléphonique dans le champs social et dans le champ commercial :
- Accueillir et orienter les personnes accompagnées et leurs familles en relayant les demandes vers les professionnels de l'accompagnement médico - social
- Accueillir, répondre et orienter les clients - fournisseurs en fonction de leurs demandes

- Suivi administratif et comptable :
- Suivre les achats : contrôler les factures fournisseurs, les enregistrer, vérifier le journal des achats,
- Contribuer au suivi des stocks et assurer les commandes en conséquence
- Assurer le suivi administratif et comptable de divers dossiers
- S'inscrire en transversalité avec les autres établissements de l'association pour une fluidité des réponses

- Suivi administratif et RH des travailleurs de l'ESAT :
- Préparer le dossier d'admission et assurer sa complétude pour la signature du contrat d'accompagnement par le travail
- S'assurer de l'actualisation des documents
- Tenir les registres du personnel et des travailleurs et suivre les visites périodiques de médecine du travail pour ces derniers
- Collecter et transmettre les données variables de paye avec les outils de l'association,
- Assurer les déclarations d'accident de travail,
- Enregistrer les données évènementielles (maladie, congés, accident du travail,...)
- Assurer l'archivage et créer des outils de suivi des indicateurs en lien avec l'activité
- Tenir les états de présence des personnes accompagnées
- Assurer le suivi et le dépôt des renouvellements des dossiers d'admission, aide sociale, MDPH, MSA, ... en lien avec la chargée d'insertion et de soutien, les tuteurs et les familles pour veiller au respect des échéances et jouer un rôle d'alerte
- Recueillir l'état des ressources des personnes accueillies pour la facturation et les reversements
- Mettre en forme des documents éducatifs pour veiller au respect de la charte graphique APEI

- De façon générale :

- Assurer le secrétariat de la Direction Générale Adjointe (collecte de données, formalisation (courriers, rapports d'activités, projet d'établissement, ANAP, conception d'outils/ de support de présentation, CVS...), gestion des rendez -vous.
- Etre référent DUI administratif (une formation sera mise en place à cet effet pour la maîtrise de cette fonction)
- Participer à la vie institutionnelle de l'établissement et contribuer au lien entre les différents services
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs, comptables et de sécurité
- Contribuer à la démarche d'amélioration continue de l'établissement et globalement de l'association

Cadre juridique :
- Permis de conduire B obligatoire (boîte manuelle).
- CCN66 - Coefficient en fonction de la qualification et de l'ancienneté
- Horaires fixes, du lundi au vendredi

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.