Fep24 - assistant de projet um2030-idées (h/f)

Etablissement présent au Forum de l'emploi public le 27 novembre de 9h30 à 17h00.

Le projet UM2030 est lauréat de l'appel à projet IDéES (Intégration et développement des IdEx et ISITE), financé par le Plan d'Investissement d'Avenir 3, dans le cadre de l'action « Grandes Universités de Recherche » réservée aux établissements labellisés IDEX/I-SITE.

Mission principale : Sous la responsabilité de la cheffe de service SAIA, l'assistant de projet UM2030-IDéES assure le suivi consolidé des actions du projet IDéES et des éléments de reporting (scientifique et financier) pour l'ensemble du projet, en lien avec l'équipe de direction de la DPS et les chargés des trois volets du projet : international, data et innovation. Il/elle vient en appui de la chargée du volet international pour la mise en oeuvre des actions développées dans ce domaine, en lien avec leurs porteurs scientifiques et les partenaires internationaux. L'assistant de projet UM2030-IDéES assure des fonctions polyvalentes d'appui dans les domaines administratif, logistique, financier et communication, dans un environnement de collaboration internationale. Enfin, il/elle participe à l'activité du service et de la direction, notamment lors de l'organisation d'évènements d'envergure internationale.
En tant qu'assistant de projet ayant pour mission le suivi consolidé de l'ensemble du projet UM2030-IDéES sur les plans budgétaire, financier, scientifique et communication, ainsi que l'appui à la mise en oeuvre et au suivi des initiatives clés internationales thématiques, notamment « Nutrition-Systèmes alimentaires », l'évènement spécifique sera la justification finale du projet en 2029.
Missions :
1. SUIVI FINANCIER, BUDGÉTAIRE, REPORTING :
Suivi consolidé de l'ensemble du projet UM2030-IDéES
- Suivi consolidé des actions en étroite collaboration avec les porteurs des sous-programmes
- Suivi budgétaire et financier du programme
- Assurer le suivi administratif, financier et des crédits mis en place
- Assurer la mise en place et le suivi des transferts de crédits vers les structures de recherche ou de formation impliquées dans la mise en oeuvre des actions
- Participer à l'élaboration des tableaux de bord de suivi financier et budgétaire du projet, et en assurer la mise à jour régulière.
- Consolider les éléments de justification financière auprès de l'ANR (collecte, consolidation des éléments de reporting)
- Participer aux activités de reporting régulières vis-à-vis de la direction et des bailleurs de fonds (production de rapports d'activités annuels, organisation de réunions et autres)
- Suivi de Communication du programme
- Contribuer à la diffusion des actualités du projet, en interne/externe
- Procéder à la mise à jour des contenus de la page web institutionnelle du projet pour le volet international, ainsi qu'à la consolidation des informations relatives à l'ensemble du projet, en lien avec la DCOM et les autres porteurs
2) Appui administratif à la mise en oeuvre des actions du volet international, en particulier pour l'initiative clé internationale "FOODS
- Élaborer, préparer et contrôler les actes de gestion et les dossiers administratifs pour le volet international
- Réaliser les commandes et suivre l'exécution des dépenses (devis, bons de commande...).
- Etablir des ordres de mission et suivre les différentes étapes d'exécution (création mission, pièces justificatives...).
- Communiquer avec les chercheurs, unités de recherche et partenaires internationaux impliqués pour assurer la mise en oeuvre des actions.
3) Actions transverses 2ndaires : Participation à l'activité du service et de la direction, notamment lors de l'organisation d'évènements d'envergure internationale
- Participer à l'organisation de réunions et de manifestations internationales (conférences, colloques, workshops...), en ligne ou en présentiel
- Assurer la gestion logistique d'événements internationaux (réservation de salles, gestion des traiteurs, assistance demande visas...).

Experience: 1 An(s) - environnement international

Compétences: Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Bonne capacité rédactionnelle,Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...),Travailler dans un environnement international,Maîtrise écrit et oral français et anglais

Langues: Anglais exigé

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.