Gestionnaire des festivités et référent(e) des associations

A la suite du prochain départ à la retraite d'un agent, la municipalité a souhaité réorganiser les missions.

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, vous serez le point d'entrée pour la gestion des festivités et le référent(e) des associations.

1. FESTIVITES
- ORGANISATION ET MISE EN PLACE DES RECEPTIONS

• Agencement de la salle

• Mise en place de la décoration

• Commande, récupération des ingrédients, boissons…

• Préparation de mets complémentaires

• Service pendant la réception

• Rangement après le service

• Gestion des demandes de matériel (organisation, transmission, classement) pour manifestations de la mairie auprès des partenaires et/ou collectivités

• Préparation et organisation des festivités en lien avec le RST

• Rédaction des divers courriers à soumettre à la signature de Mme le Maire

• Etablissement des déclarations SACEM
- REGISSEUR des FESTIVITES

Effectue des opérations d'encaissement de recettes, pour le compte du comptable assignataire. Encaisse des recettes dès que le service a été rendu afin d'abonder rapidement la trésorerie de la collectivité.

• Encaissement des recettes réglées par les usagers de la collectivité

• Versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public

• Gestion des impayés

• Tenue comptable de la régie de recettes

• Tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie

2. RÉFÉRENT(E) ASSOCIATIONS

• Centralise les différentes demandes des associations et fait le lien avec les différents services :

Gestion des demandes des associations (interface avec les autres services, gestion du stock et des demandes de matériel)
- COORDONNATRICE ENTRETIEN SALLE POLYVALENTE

• Aide à l'organisation du nettoyage des locaux

* Consignes données aux agents affectés à l'entretien de la salle, en lien avec le planning d'utilisation de la salle.

* Vérifier l'état de propreté des locaux
- GESTION ADMINISTRATIVE DE LA SALLE POLYVALENTE

* Tenue du planning

* Gestion de la location du matériel

* Gestion des courriers/mails/fax de réservation

* Etats des lieux entrants et sortants (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche)

* Visites pour location (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche)

* Gestion du planning de l’agent affecté à la salle en lien avec la RH

* Elaboration de courriers, notes, tableaux…
- MINIBUS MUNICIPAL :

• Gestion des réservations, de l’état des lieux et entretien non mécanique du véhicule avec désinfection.

SAVOIRS :

• Code général des collectivités territoriales,

• Organisation de la collectivité

• Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité

• Connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics

• Connaître et respecter les procédures administratives

• Maîtriser les techniques rédactionnelles

• Maîtriser les techniques de bureautique

• Connaître et maîtriser les logiciels Microsoft Office

SAVOIR-FAIRE :

• Information des usagers et des services

• Gestion et suivi des dossiers

• Procédures de contrôle

• Tableaux de bord et indicateurs

• Actes et écrits administratifs

• Règles de classement et d’archivage des dossiers papiers et numériques

• Techniques et outils de planification

• Logiciels métiers

SAVOIR-ETRE :

• Sens de l’accueil et du service public

• Rigueur comptable

• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités

• Respect de la confidentialité

• Forte capacité d'analyse et d'évaluation des situations, de rigueur et forte réactivité

• Travailler en transversalité

• Capacité d’écoute et à s’exprimer