Vos missions :
Au sein de la Direction des participations et territoires, rattaché(e) au Directeur de DSP, l'Assistant F/H aura pour rôle de venir en appui d'un ou plusieurs Directeurs de DSP H/F afin de coordonner et d'organiser les activités internes et externes de la Direction des Participations et des Territoires.
Il/Elle aura pour missions :
Organiser la vie professionnelle du/des Directeur(s) de Concession
* Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* Organiser les déplacements avec l'agence de voyage
* Participer à la diffusion de l'information : rechercher, diffuser, transmettre des messages au sein de la Direction
* Assister le/le(s) Directeur(s) dans la communication sur les réseaux sociaux
* Gérer les courriers et/ ou mails
Assurer un support dans la gestion des dossiers du/des Directeur(s) de Concession
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivre les projets et activités de la/les concessions et assurer la gestion de l'agence
Gérer la tenue de l'agence
* Établir les commandes de fournitures
* Assurer l'accueil téléphonique et physique : renseigner l'interlocuteur, filtrer les appels...
* Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers postaux aux entités concernées
* S'assurer de la conformité du site à la réglementation sécurité (contrôle des extincteurs, visite périodique, plan d'évacuation, etc...)
* Établir les commandes nécessaires à l'activité et en assurer la gestion administrative (demande d'achat, suivi de commande, contrôle des factures, relation avec les fournisseurs)
* Assurer un suivi du budget en contrôlant les imputations des dépenses sur la partie services généraux
* Concevoir des outils de suivi d'activité des concessions (des tableaux de bord, rapports annuels, comités de suivi) et les mettre à jour
* Intégrer les priorités de la concession dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* En lien avec le service RH, planifier les rendez-vous de médecine du travail pour les collaborateurs de l'agence
* En coordination avec la Direction marketing et communication, suivre et organiser des projets liés à la communication et aux partenariats de communication
Organiser et planifier les réunions
* Organiser les réunions internes et externes : rédaction d'ordre du jour, transmission de documents dans les délais…
* Rédiger les comptes rendus
Participer activement à l'organisation des évènements de la concession
* Envoyer les invitations et veiller au respect de la Charte graphique dans les supports
* Participer à l'organisation de séminaires, de salons, d'évènements de communication, en coordination avec le service Communication
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