Secrétariat et coordination des assemblées

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction de l'Administration et des Finances - Pôle Assemblées, Secrétariat et coordination des assemblées. Missions / conditions d'exercice Activités principales :
1- Assemblées :
- Préparation et suivi des travaux de la Commission Permanente et du Conseil Départemental (inscription et enregistrement des rapports dans Webdelib, gestion du suivie, préparation du recueil et envoi dématérialisé) ;
- Participation à la Commission Permanente et au Conseil Départemental (suivi et enregistrement des débats de l'assemblée plénière du Conseil Départemental, retranscription des débats, rédaction du procès-verbal des séances du Conseil Départemental) ;
- Élaboration du recueil des actes administratifs, publication des délibérations sur le site internet du Conseil Départemental ;
- Suivi des délibérations (contrôle avancé des conclusions et corrections) télétransmission au contrôle de légalité ;
- Administrateur Webdelib (création nouvel utilisateur, modification des circuits, manipulations diverses) ;
- Élaboration des Commissions finances, et CD PRIVE (dates calendrier, anticipation des documents type feuille de présence, lien visio, convocation).

2- Autres tâches :
- Coordination de l'ensemble du planning et du bon suivi du travail des assemblées ;
- Saisie de courriers et de l'arrivée du courrier dans le service ;
- Arrêtés de délégation de signatures ;
- Versement aux archives ;
- Saisie de PROGOS des dates de Commissions Permanentes et des Conseils Départementaux ;
- Gestion du calendrier global, chaque début de semestre proposition de dates de CP/CD/COM FINANCES/CD PRIVE/CA MONTBEL ET FILHET ;
- Commande de fournitures ;
- Tenue à jour du tableau des désignations ;
- Publication des arrêtés.

3- Institutions MONTBEL ET FILHET :

Assemblées :
- Préparation et suivi des travaux des Conseils d'Administration (inscription et enregistrement des rapports dans Webdelib, gestion du suivie, préparation du recueil et envoi dématérialisé) ;
- Participation au Conseil d'administration, suivi et enregistrement des débats, rédaction du procès-verbal de séance, télétransmission des délibérations et publication des délibérations.

Autres tâches :
- Secrétariat, rédaction de courrier, gestion boîte mail des institutions. Profils recherchés Compétences :
- Connaissances administratives et juridiques dans le domaine de la validité des actes des collectivités ;
- Sens de l'organisation, discrétion professionnelle, rigueur et communication ;
- Capacité au travail en équipe et capacités relationnelles ;
- Maîtrise des outils et logiciels informatiques : Word, Excel, Internet, Intranet, messagerie, logiciels dédiés.