Chargé d'accueil

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.

• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.

• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation.

- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau…).
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer le courrier :

Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.

Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».

Assurer le traitement des courriers départ.

Mettre sous pli et affranchir.

Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par la secrétaire de direction

Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.

Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.

Connaître les techniques de rédaction administrative.

Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.

Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).

Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…).

Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public).

Maîtriser les techniques de communication.

Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.

Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.

Etre organisé, rigoureux et méthodique.

Etre patient.

Etre discret.

Etre sérieux et efficace.

Sens de la diplomatie.