Adjoint au directeur des affaires générales et de l'accueil h/f

Sous l’autorité de la Directrice des Affaires générales et de l’accueil, vous participez à la coordination des équipes, mettez en œuvre les orientations stratégiques et optimisez les activités liées à la population.



Dans ce cadre, vos activités se diviseront en 3 pôles.

Coordination des équipes des Affaires générales et de l'Accueil

· Encadrer et animer l'équipe au quotidien ;

· Adapter la répartition des missions selon la charge de travail journalière des agents ;

· Mettre en place les plannings des agents ;

· S'assurer de l'appropriation et du respect des procédures par les agents ainsi que de la qualité de traitement des demandes reçues ;

· Veiller au respect des délais de traitement et à la qualité du service rendu ;

· Faire remonter les difficultés au Directeur et gérer les conflits en son absence ;

· Réaliser les entretiens professionnels, les entretiens liés aux périodes d'essai et aux renouvellements de contrat.



Gestion du domaine de l'état civil et du domaine funéraire

· Organiser l'accueil et l'information du public ;

· Coordonner et assurer la gestion des dossiers de mariage, de PACS, funéraire et leur suivi ;

· Contrôler les déclarations et l’établissement des actes d'état civil en appréciant la demande au regard des différents documents et en vérifier l'authenticité ;

· Assurer le traitement des mails ;

· Gérer le courrier entrant et sortant et en assurer la répartition ;

· Élaborer et développer l'implication et la modernisation des procédures ;

· Contrôler et valider les actes via COMEDEC.



Missions annexes

· Suppléer le Directeur en cas d'absence ;

· Contribuer au suivi et à la coordination de l’organisation des différents scrutins électoraux ;

· Contribuer au recensement de la population ;

· Assurer une veille juridique et réglementaire en lien avec le service dans son entièreté.



Horaires :

Poste en 39H par semaine réparties du lundi au vendredi.

Spécificités :

· Horaires décalés le mardi pour assurer une Nocturne (12H45 à 20h00) ;

Présence demandée le samedi pour assister l’élu lors des cérémonies de mariage (environ 1 fois par trimestre en roulement).