Chef de projets colloques scientifiques et évènements h/f

Référence

2024-13516

Date de début de diffusion

12/08/2024

Date de parution

04/09/2024

Description du poste

Métier

Communication - Technicien Supérieur administratif (Communication)

Intitulé du poste

Chef de projets colloques scientifiques et évènements H/F

Missions/Activités

Vous souhaitez intégrer un Institut de recherche d'Excellence guidé par la curiosité, rejoignez-nous…

L'Institut Pasteur, Institut de recherche Interdisciplinaire et International contribue depuis plus de 130 ans à l'histoire de la science, de la médecine et de la santé publique avec une immense renommée. Fidèle à l'esprit humaniste de son fondateur, l'Institut Pasteur défend le caractère avant-gardiste nécessaire à la conduite de recherches biomédicales de pointe.

Le Centre de Conférences de l'Institut Pasteur :
organise des événements internes et externes sur son campus au cœur du 15ème arrondissement de Paris.
Gère 3 auditoriums et 4 salles pour les clients internes et externes.
Organise environ 120 manifestations et accueille 10 000 personnes par an.
Vos principales activités seront :
1. Gestion administrative et logistique des colloques scientifiques pasteuriens : (type PCO)
- En amont jusqu'à 18 mois à l'avance, avec le responsable du pôle colloques et sur la base du cahier des charges du scientifique pasteurien : établissement du budget, création et gestion du site web dédié en lien avec le développeur web externalisé (visuel, contenu, inscriptions payantes…)
- Gestion de l'hébergement des orateurs, suivi de leurs demandes, gestion de la rooming, collecte des informations pour mise à jour du site web (externalisé)
- Suivi opérationnel et comptes-rendus réguliers auprès du comité scientifique et d'organisation
- Gestion administrative et suivi logistique des sponsors en lien avec le secrétariat du colloque (externalisé)
- Commande et coordination des prestataires : audiovisuel, traiteur, hôtesses, sureté, graphiste, imprimeur, déménageurs… Mise à jour du budget
- Préparation de la logistique, accueil des participants et gestion du colloque in situ
- Gestion post colloque : traitement des demandes de remboursements de frais, et établissement du compte-rendu financier et clôture du budget en lien avec le service gestionnaire.

2. Gestion et suivi des événements internes (symposiums, réunions internes, remises de prix…)
Avec le responsable du pôle événements, gestion et suivi des événements internes sur le campus :
- Compréhension de la demande et des besoins du demandeur interne.
- Coordination des plannings de réservation des salles (montage, exploitation et démontage).
- Montage du dossier dans le respect des process sécurité.
- Élaboration des demandes de devis auprès des prestataires référencés.
- Préparation des documents internes et externes pour la réunion (feuille de route)
- Gestion in situ avec amplitude horaire flexible (ouverture/fermeture), référent du bon déroulement de l'évènement sur le campus pour le demandeur et avec les prestataires (hôtesses, traiteur, sécurité, déménageurs…)
- Gestion in situ, tôt le matin ou tard le soir pour s'assurer du bon déroulement de l'évènement auprès du demandeur, avec les prestataires (hôtesses, traiteur, sécurité, déménageurs…)
- Facturation.

Profil

De formation supérieure (bac+3 / bac+5) en communication/organisation d'évènements, vous avez a minima 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
Vous avez travaillé sur le développement de projets et d'expériences clients.
Vous êtes autonome sur vos projets.
Doté d'un esprit d'équipe, vous aimez faire des découvertes.
Vous avez le sens de l'organisation et êtes à l'aise avec les contraintes de planification dans la préparation et la gestion in situ de l'évènement (« multitasking »), le matin tôt et/ou le soir tard.
Vous cultivez un sens du service client, du détail, et du travail bien fait.
Vous êtes dynamique et réactif mais également proactif, tourné vers la recherche de solutions.
Vous apportez de la bonne humeur sur le lieu de travail : jovial(e), accessible et empathique.
Vous êtes sensible à l'évènementiel (savoir recevoir, sens de l'organisation, gestion opérationnelle)
Vous vous sentez à l'aise sur le terrain et vous savez vous adapter à de multiples interlocuteurs
Vous êtes sensible à l'évènementiel (savoir recevoir, sens de l'organisation)
L'anglais courant parlé et écrit sera apprécié.
Parfaite maîtrise du pack Office.

Vos conditions et environnement de travail :
- Politique de congés très favorable
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Possibilité de télétravail
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle et service de santé pour les collaborateurs
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités)

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps de travail

Temps plein

Critères candidat

Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 3

Certification ou habilitation requise

Autre

Compétences linguistiques

Anglais (C1 - Maîtrise)

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Paris

Lieu

Paris 15ème - Métro Pasteur

Demandeur

Poste à pourvoir le

01/10/2024