Assistant du pôle de proximité territorial du nord (h/f)

Les assistants du pôle de proximité du Nord assurent en équipe les missions suivantes :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique.
- Assurer la gestion des courriers (arrivée, départ, à la signature, logiciel GARGANTUA).
- Impression des courriers pour envoi.
- Organisation de réunions sur place, téléphoniques, visioconférence ainsi qu'à l'extérieur.
- Classement, scan et archivages (documents et dossiers électroniques).
- Suivi des affaires signalées, des signalements et des réclamations.
- Suivi des absences et des congés, logiciel Horoquartz.
- Gestion des fournitures de bureau.
- Organisation des entretiens annuels d'évaluation des Directeurs d'établissement sanitaire, social et médico-social effectués par le pôle.
- Organisation des entretiens annuels d'évaluation des agents du pôle de proximité.

L'assistant du pôle de proximité du Nord assure en complément les missions suivantes :

- Liaison avec les différents services internes de l'Agence Régionale de Santé et les correspondants externes du pôle de proximité.
- Gestion des agendas et des déplacements des responsables du pole.
- Suivi des dossiers thématiques.
- Préparation des dossiers : CODIR, réunion de service,
- Suivi des dossiers relatifs aux sollicitations, demande d'arbitrage, attente d'éléments complémentaires.

Les missions sont susceptibles d'évolution selon les nécessités de service

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.