Assistant(e) du pnrg (h/f)

Le pôle national de répartition des greffons (PNRG) est rattaché à la direction du prélèvement et des greffes d'organes et de tissus (DPGOT).
Il s'agit d'un pôle opérationnel prenant en charge l'inscription des patients sur la liste nationale d'attente de greffe, assurant la répartition et l'attribution des greffons au plan national et international et la gestion du registre national des refus (RNR).


Missions principales

L'assistant(e) du PNRG :

1. Prend en charge le secrétariat du PNRG :
- Gestion des agendas des responsables ;
- Mise à jour des évènements type réunions, formations, congés et congrès et élaboration de CR ;
- Organisation des déplacements des différents acteurs du PNRG via l'outil DOMINO (réservation de titres de transport remboursement de frais de missions) ;
- Rédaction, suivi et archivage du courrier ;
- Assurer l'accueil téléphonique : prise de rendez-vous et des messages ;
- Assurer le suivi et l'archivage documentaire (courriers entrants et sortants) ;
- Mission archivages : Externalisation des dossiers donneurs 1 à 2 fois par an (réalisation du bon de versement, vérification de la conformité des boites avant départ) ;
- Archivage des dossiers au siège (deux salles d'archives au PNRG) ;
- Gestion des demandes de retour des boîtes pour récupération d'informations ;
- Prise en charge du courrier ;
- Rédaction et mise en page des courriers à la signature de la direction ;
- Gestion et suivi des courriers de demandes de nouvelles et/ou remerciements des patients greffés en collaboration avec les SRA et les organisations européennes (FOEDUS) ;
- Participation aux groupes de travail dont politique d'archivage informatique ;
- Support aux différents unités (liste nationale d'attente, registre national des refus).

2. Organise et gère les réunions internes et externes :
- Réservation de salles via D-Clic ;
- Organisation des réunions ;
- Convocation des participants ;
- Installation et préparation de la salle (vérification du matériel nécessaire) ;
- Prise en charge de l'accueil des personnes externes ;
- Réservation des titres de transport des participants externes ;
- Réservation de visioconférences via l'outil ZOOM ;
- Réalisation et transmission des ordres du jour ;
- Organisation logistique des réunions le jour J avec l'accueil des participants et/ou leur connexion par visioconférence ;
- Prise de notes et rédaction de tous les comptes rendus et diffusion.

3. Gère les demandes d'avis d'autorisation d'activité de prélèvements :
- Réception des demandes d'avis d'autorisation de prélèvements ;
- Transmission et suivi des demandes auprès des adjoints du directeur ;
- Complétude du logiciel AGAAR.

4. Gère les courriers reçus via la boite contact :
- Suivi des courriers en lien avec les unités ;
- Complétude du tableau de suivi des courriers reçus via la boite contact.

5. Assure la gestion des bons de commandes sur SAP pour les demandes de facturation de transports de greffons.

Relations fonctionnelles

- Confidentialité et devoir de réserve ;
- Savoir identifier une situation ou un courrier à risque et informer sa hiérarchie.

Spécificités et contraintes du poste

Liaisons fonctionnelles avec :
- en interne, l'ensemble des services de l'Agence. Interface active entre les différents services et pôles de la DPGOT ;
- en externe, l'ensemble des professionnels impliqués dans l'activité de prélèvement et de greffe

Connaissances, compétences et aptitudes
- Formation : De préférence secrétariat médical et/ou BTS.

- Expérience souhaitée de 3 à 5 ans dans un emploi de secrétariat en milieu de santé.

- Compétences :
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, intranet et internet) ;
- Connaissance des applications/logiciels Cristal, SESAME, Infoservice, AGAAR, SAP ;
- Qualités relationnelles avérées : contact avec les interlocuteurs de statuts/fonctions v

Experience: 36 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Sens de l'organisation,Aptitude au travail en équipe,Aisance en communication orale et écrite,Sens du relationnel,Bonne gestion du stress

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.

L'Agence de la biomédecine est une agence publique nationale de l État créée par la loi de bioéthique de 2004. L Agence exerce ses missions dans les domaines du prélèvement et de la greffe d organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l embryologie et de la génétique humaines.