Au tribunal judiciaire de toulouse secrétariat de la direction de greffe h/f

Les principales missions sont les suivantes :

I/ Secrétariat de la direction de greffe :

· Réceptionner, enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement

· Participation aux réunions et prise de note en vue de l'élaboration de procès-verbaux

· Mise en forme et relecture de rapports, courriers divers et tableaux de suivi

· Gestion de la boîte mail structurelle

· Attributions et restitutions de badges
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· Gestion et suivi des habilitations des véhicules administratifs

· Suivi des autorisations de stationnement

· Réservation de salle de réunion

· Saisine des demandes d'interventions en coordination avec la société IDEX

· Suivi des astreintes et heures supplémentaires (fonctionnaires et réservistes)

· Prise des procès-verbaux (AG fonctionnaires, AG plénières, commissions, réunions directeurs)

II/ Ressources humaines :

· Gestion RH de proximité (accueil des agents physique et téléphonique)

· Suivi des mobilités (recensement des postes vacants et susceptibles d'être vacants)

· Elaboration des fiches de poste

· Elaboration des états des services accomplis

· Gestion du recrutement des contractuels B-C et services civiques

· Gestion et suivi de la campagne annuelle des CET

· Mise en place et suivi des retraits ARTT

· Accueil des nouveaux arrivants et mise à jour du livret d'accueil

· Mise à jour organigramme / annuaire

· Traitement et suivi des positions administratives des agents (disponibilités, détachements, mutations, temps partiels)

· Gestion quotidienne du logiciel temps HOROQUARTZ

· Rédaction des documents PPR / PV installation/ Attestation de prise de fonction/ fiches navettes

· Gestion Harmonie et mise à jour LOLFI

· Gestion du planning de consultation avec le médecin de prévention et l'infirmière du travail

· Suivi d'un tableau de bord RH

· Mise en place de statistiques RH

· Gestion quotidienne du logiciel A JUST

III/ Classement et archivage :
- Archivage des dossiers administratifs
- Classements des documents dans les dossiers
- Tri des dossiers et création des étiquettes pour dossiers suspendus