Secrétaire technique sav (h/f)

MISSION PRINCIPALES
- Gestion des appels téléphoniques,
- Classement / Archivage,
- Prise des messages, passation des informations,
- Assistanat auprès des techniciens SAV et du dirigeant
- Commandes matériel pour le SAV et les travaux,
- Commande et suivi des Equipements de Protection Individuelle,
- Création et mise à jour des comptes clients sur les logiciels Praxedo et Batigest.
- Gestion des demandes clients par téléphone, mails,
- Etablissement des propositions de contrats d'entretien,
- Suivi et mise à jour des contrats d'entretien,
- Planifier les entretiens et les dépannages,
- Etablissement, suivi et diffusion du planning des techniciens,
- Analyses des rapports des techniciens sur Praxedo et reporting en cas d'action à mener (demande de chiffrage complémentaire du client, problème technique.),
- Mettre à jour la fiche client (avec la date et nature de l'intervention, détail de l'intervention.),
- Mise en forme et envoi par mail des rapports aux clients,
- Demandes de documentations techniques aux fournisseurs.
- Demande de prix fournisseurs, relances fournisseurs pour chiffrage,
- Création et suivi des devis clients sur Batigest (devis d'entretien/ de dépannage) sur la base des éléments fournis par le technicien,
- Relance clients des devis non validés.
- Gestion des devis validés (commandes des pièces détachées chez les fournisseurs),
- Réception des livraisons (SAV et travaux),
- Demande par mail aux fournisseurs pour l'obtention des avoirs,
- Gestion des pièces prises sous garantie et retour des pièces défectueuses fournisseurs,
- Vérifier le contenu des livraisons du fournisseur et préparation des pièces pour les techniciens,
- transmission des devis validés au service comptable pour facturation,
- Rapprochement des factures fournisseurs avec les commandes et les bons de livraison
- Services Généraux :
- Accueil,
- Traitement du courrier reçu,
- Commande des fournitures de bureau,
- Classement, archivage,
- Réception des livraisons,
- Suivi du parc automobile (entretiens périodiques, assurance, sinistres)

Rémunération selon profil / expérience

Experience: 36 Mois

Compétences: Dispositifs d'assurance-qualité,Gestion budgétaire,Logiciels comptables,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Élaborer des tableaux de bord,Imprimer des documents techniques,Réaliser des opérations comptables,Réaliser une recherche documentaire,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.