Opérateur logistique, accueil, courrier (réf. dbl-1-re26) (h/f)

Au sein du service logistique intégré à la Direction du bâtiment et de la logistique de la Faculté des Lettres de Sorbonne Université.

Localisation :
Site Sorbonne/Champollion

Fonctions : Opérateur/opératrice logistique, accueil, courrier
Catégorie : C
Corps : Adjoint technique de recherche et de formation
BAP : G
Emploi-type : G5B45

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).

Missions :

Les opérateurs et opératrices logistiques sont chargés de l'accueil des usagers, de la gestion des salles d'enseignements, du traitement du courrier départ et arrivée, de la distribution des parapheurs et du suivi logistique des évènements.
Le centre administratif de la Sorbonne est ouvert de 7h30 à 21h du lundi au vendredi et de 7h30 à 18h30 le samedi. Le bâtiment Champollion est ouvert de 7h30 à 20h30 du lundi au vendredi et de 8h à 18h30 le samedi, selon l'activité.


Activités principales :

1- ACCUEIL et INFORMATION
- Accueillir et orienter les visiteurs, étudiants et étudiantes ou usagers
- Fournir des informations générales ou diriger vers les services compétents
- Interaction avec les UFR

2- GESTION LOGISTIQUE
- Préparer les salles et installer les équipements nécessaires.
- Petites manutentions en liens avec les installations des salles
- Gestion des demandes audiovisuelles sur les tâches simples (en lien avec le service audiovisuel)
- Superviser la disponibilité et la maintenance des équipements audiovisuels
- Consultation du logiciel ADE (logiciel de planning) : pouvoir consulter le planning au quotidien et pouvoir interagir avec les étudiant.e.s et enseignant.e.s, en cas de besoin
- Saisie de bons d'intervention sur le logiciel GLPI : pouvoir faire un ticket d'intervention auprès du service demandé suivant le problème rencontré (informatique, manutention etc.)

3- SUPPORT ADMINISTRATIF ET ORGANISATIONNEL
- Réaliser des tâches simples de secrétariat : distribution de courriers, documents ou fournitures
- Assurer le transport interne de documents ou de matériel au sein de l'établissement

4- SURVEILLANCE et SECURITE
- Veiller au respect des règles d'accès dans l'établissement (vérification des badges, gestion des clés)
- Signaler tout incident ou problème aux services concernés
- Particularités à Champollion :
*Accueillir les entreprises de travaux (remises de clés, signature des permis feux, ouverture des locaux), en lien avec la direction du patrimoine
*Manipuler les installations de sécurité (contrôle quotidien du SSI, clapets et portes coupe-feu...) - Si agent en possession de l'habilitation SSIAP
*Tenir le carnet de bord sécurité du bâtiment et en assurer le suivi

5- ENTRETIEN COURANT
- Vérifier la propreté des espaces communs avant ou après les évènements
- Remédier aux petits problèmes matériels ou techniques en lien avec les services compétents

6- POLYVALENCE
- Répondre aux demandes ponctuelles des équipes administratives ou techniques
- Adapter son travail en fonction des besoins spécifiques liés à l'activité de l'établissement

7- GESTION DES LOCAUX
- Assurer l'ouverture et la fermeture des locaux
- Participer à l'entretien général (vérification des installations électriques, signalement de dysfonctionnement)
- 1er interlocuteur si problème d'entretien

8- ASSISTANCE AU PERSONNEL
- Aider les enseignant.es, conférencier.ères ou responsables administratif.ves dans leurs besoins spécifique

La réalisation de ces missions implique des relations étroites avec les autres sites de l'université et plus particulièrement ceux implantés dans le quartier latin. Selon nécessités de service, des missions ponctuelles en appui sur les autres sites pourront être exigées à l'agent.

Conditions particulières d'exercice :
Contraintes horaires :
- du lundi au vendredi : 7h30 à 15h ou de 14h à 21h
- le samedi : 7h45 à 18h30, 1 samedi par mois (suivant nécessité de service)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Méthodologie de la logistique,Connaissances utilisation matériel audiovisuel,Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité,Matériels d'alarme et de surveillance,Appliquer consignes données, procédures, règles,Utiliser outils informatiques : Word et Outlook,Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité ,Gérer les situations d’urgence,Savoir planifier son travail et respecter délais,Diplomatie

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.