Igf-gestionnaire des moyens de fonctionnement h/f

Description du poste

Dans un service logistique comptant 3 agents, vous interviendrez sur 2 volets principaux :

Gestion de l’organisation des déplacements en France et à l’étranger des membres de l’IGF en liaison avec le prestataire de service du SG – Application Chorus-DT :

1. réservations des billets de train ou d’avion, recherche et réservation d’hôtels,
2. suivi et contrôle sur pièces des états de frais de mission,
3. gestion des passeports de service et des demandes de visas,
4. suivi des missions et des facturations du prestataire.

Gestion de toutes les fonctions logistiques nécessaires aux moyens de fonctionnement du Service :

5. gestion des manifestations et événements du Service (réceptions, etc.),
6. organisation des petits-déjeuners de travail (réservations, commandes, suivi des prestations) et diverses manifestations,
7. gestion des cartes multiservices, de cantine, d’accès aux cabinets ministériels, etc,
8. réservation, équipement et attribution des salles de réunion (réservation interne et application du Secrétariat général en externe),
9. mise à jour de l’annuaire OMEGA,
10. gestion des bureaux du Service et des espaces communs (salles de réunion, locaux d’impressions et réserves, espaces de convivialité), déplacement ponctuel de petit mobilier (chaises, caissons, etc.),
11. approvisionnement des espaces communs en fourniture et consommables,
12. suivi des travaux internes et organisation/réorganisation des espaces de travail en lien avec les services dédiés du Secrétariat général, aménagements immobiliers (commande, contrôle, suivi),
13. fournitures de bureau, gestion du courrier et des listes d’envoi,
14. participation à la préparation annuelle du DUERP-PAP (document unique et plan de prévention des risques professionnels) et suivi (formation à acquérir à l’arrivée au Service).

Conditions d'exercice particulières

Expérience dans le domaine de la gestion des moyens de fonctionnement valorisée.

Télétravail possible selon les nécessités du Service.

Contraintes ponctuelles en début de matinée ou en fin d’après-midi (8h30 – 19h00)

Description du profil recherché

Savoir-faire :

15. Assurer un recensement des besoins en optimisant les procédures
16. Organiser l’aspect logistique des déplacements, des réunions (présentiel, audio-conférence, visio-conférence) et accompagnement logistique des divers intervenants externes au sein du Service et des moments de convivialité et manifestations spécifiques (vie du Service)
17. Partager les informations, rendre compte du travail effectué à l'équipe et à la hiérarchie

Savoir-être :

18. Disponibilité
19. Réactivité
20. Sens de l’accueil
21. Empathie
22. Capacité à travailler sereinement dans l'urgence
Capacité d’adaptation aux contraintes du service
23. Polyvalence
24. Autonomie
Sens du travail en équipe
25. Sens des interactions avec des interlocuteurs très variés
Rigueur
26. Discrétion
27. Savoirs:


Compétences requises :

28. Maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook, etc.)
Maitrise des logiciels spécifiques (Chorus-DT, OMEGA, RESA, etc.).
Maîtrise des dispositifs de visioconférences (OVP, Zoom, etc.)

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

29. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
30. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
31. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
32. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
33. SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
34. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
35. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé