Vous travaillez en binôme sous la responsabilité du/de la Che-ffe du service Coordination Générale et en lien étroit avec le Cabinet du Maire au sein d'un pôle de 6 assistant-es. Votre rôle consiste à faciliter l'exercice des missions du/ de la Chef-fe de Cabinet du Maire - Assurer des missions de secrétariat du Cabinet du Maire et de la Coordination Générale
- Assurer des permanences de secrétariat pour le Cabinet du Maire
- Gérer l'agenda du Maire et de la cheffe de Cabinet : assurer la constitution des dossiers préparatoires quotidiens pour le Maire, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement
- Organiser des réunions internes et externes, préparer les dossiers et supports et assurer la logistique
- Assister à certaines réunions en fonction des besoins et rédiger des relevés de décisions ou des comptes-rendus
- Assurer le suivi du planning des notes au Maire en lien avec la Direction Générale : centraliser et vérifier les notes, discours et documents de travail auprès des différents services et membres du Cabinet du Maire
- Constituer quotidiennement les pochettes du Maire
- Préparer les documents pour le Conseil municipal
- Gérer les présences du Maire ou ses représentations et rédiger les réponses aux invitations
- Assurer un suivi régulier avec le Protocole pour l'organisation de cérémonies et événements, l'accueil de personnalités et de délégations officielles
- Rédiger des courriers et assurer le suivi des parapheurs et l'enregistrement dans les différents logiciels métiers de traitement du courrier
- Organiser les déplacements du Maire et de la Cheffe de Cabinet en France et à l'étranger et gérer les réservations (nuitées, transports et restauration), gérer les états de frais
- Contribuer à la gestion de la boîte mail du Maire : trier les messages, identifier les sujets urgents ou sensibles, orienter et suivre les messages dans un rôle de veille et d'alerte -Gérer les billetteries de la Ville de Grenoble (clubs sportifs, Palais des Sports, etc)
- Assurer un accueil physique et téléphonique
- Gérer les voeux du Maire
- Constituer, suivre et archiver des dossiers
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