Gestionnaire des missions transverses

Secrétariat - Gestion administrative des services

 mettre en forme, rédiger et transmettre des rapports, des courriers

et des e-mails

 gérer les appels téléphoniques et les prises de rendez-vous

 réaliser des prises de notes et rédiger les comptes rendus lors des réunions

 assurer le classement et l'archivage des dossiers confiés

 planifier et organiser les réunions, comités, ...

 préparer les supports (présentations, feuilles d’émargements, dossiers ..)

élaborer des tableaux de suivi

Comptabilité

 établir les bons de commande, les engagements, les pré-mandatements

des dépenses de fonctionnement et d'investissement

 suivre la facturation

 émettre les titres de recettes et traiter les avoirs

 réaliser les demandes de tiers et leur suivi (mise à jour)

 suivre les marchés au niveau financier

 assurer un suivi détaillé des marchés et des dépenses via des tableaux de bord

Marchés publics

 assister et accompagner les agents de la direction dans l’élaboration et la publication des DCE

 réaliser le suivi des marchés en lien avec les chefs de projets

Gestion des rapports

 élaborer les rapports via l’outil Kdelib

 assister et accompagner les agents de la direction dans l'élaboration de leurs rapports

 assurer le suivi des rapports rédigés

Un binômage sera réalisé avec l’assistante de direction sur les missions principales afin de la suppléer lors de période d'absence (formation, congé…)

Diplômes et formations souhaitées :

De formation bac minimum dans le domaine administratif

Bureautique :

EXCEL

WORD

POWERPOINT

OUTLOOK

Expérience :

Expérience significative dans ce domaine

Application métier : GRAND ANGLE, MARCO, ETEMPTATION, KDELIB, PLATEFORME AWS, IPARAPHEUR, OFFICE 365, ARD ACESS

Détails :
- accès à des données sensibles / discrétion
- adaptabilité et flexibilité : adapter et prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes,
- rigueur et organisation : prioriser et planifier sa propre charge de travail, évaluer et corriger les activités réalisées,
- sens du relationnel : échanger avec ses interlocuteurs directs dans le cadre de ses activités,
- aisance dans la rédaction et la communication.