Secrétaire de direction (h/f)

Etes-vous prêt à rejoindre une équipe passionnée au service de la solidarité citoyenne ?
Intégrez une structure associative sociale de renom implantée depuis 30 ans sur le territoire marseillais, en tant que Secrétaire de direction, et participez à la construction d'un avenir plus solidaire !

L'association SARA LOGISOL, acteur reconnu de l'insertion sociale dans les Bouches du Rhône (180 salariés, 800 places d'hébergement proposées), a pour projet l'aide et le soutien aux personnes et familles en grande précarité, dans le respect de leur situation, de leur culture, de leur origine, de leur spiritualité et de leur souhait. L'association fonctionne sur une organisation par pôles, donnant ainsi une place essentielle aux enjeux d'expertise opérationnelle et leur mise en œuvre.

Le pôle Asile regroupe un ensemble d'établissements dont la mission est d'accueillir, d'héberger et d'accompagner des personnes engagées dans un parcours migratoire en demande d'asile, en procédure Dublin ou réfugié statutaire.
Il comprend un HUDA de 125 places, deux CADA de 258 places (136 et 51), un hébergement pour réfugiés de 75 places, un HUDA pour femmes victimes de TEH et un dispositif d'accueil pour Ukrainien de 30 places.

Le/ la Secrétaire de direction fait partie du pôle asile de l'association, il/ elle est basé(e) au siège du pôle : 30 rue Sénac de Meilhan 13001 Marseille.

Les missions:
Le/ la secrétaire de direction assiste la directrice du pôle asile dans l'ensemble des tâches administratives, dans le traitement et la transmission de l'information et de manière générale, il/ elle draine un ensemble large d'informations devant permettre au directeur un suivi régulier de l'ensemble de l'organisation.

Il/ elle assure entres autres :
- La gestion administrative du pôle asile et de ses établissements;
- La transmission des informations en interne et en externe;
- La gestion des effectifs des établissements et les divers tableaux de bords;
- La gestion et le suivi des achats et commandes des établissements du pôle;
- La gestion de l'accueil physique, téléphonique et le traitement du courrier du service de domiciliation des hébergés en l'absence de l'agent d'accueil;
- Assiste aux réunions et en rédige les comptes-rendus.

Le profil recherché:
- Connaissance en gestion administrative.
- Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord.
- Maitrise de la bureautique (pack Office) et des outils de communication.

Qualités professionnelles :
- Maîtrise des outils bureautiques, des principaux logiciels de traitement de texte.
- Connaissance du public en situation de vulnérabilité.
- Bon relationnel, maîtrise de soi, capacités d'écoute et d'adaptation.
- Savoir s'organiser efficacement, réactif, disponible.
- Goût du travail en équipe pluridisciplinaire et du partage d'expériences.
- Bonne expression orale et écrite.
- Capacité à savoir gérer simultanément plusieurs activités.
- Capacité à hiérarchiser les urgences et entretenir les relations professionnelles.
- Autonomie, rigueur, réactivité, sens de l'organisation, prise de recul.

Jours et horaires :
Travail du lundi au vendredi de 9h à 17h

Package rémunération et avantages sociaux :
- Salaire brut en fonction du diplôme et l'ancienneté, selon les accords de la convention collective CHRS NEXEM.
- Tickets restaurants.
- Participation à la mutuelle et au transport.
- CRT (jours de repos compensateur supplémentaire).

Conformément à notre politique de diversité et d'inclusion, ce poste est ouvert à tous les candidats et notamment aux personnes en situation de handicap.

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.