Charge des assemblees (h/f)

Zoom sur la direction SERVICE ASSEMBLEE, COMMISSION & PARTENARIATS

Le service Assemblées, sous l’égide de la directrice générale, participe à la mise en œuvre de la stratégie liée aux instances de la collectivité, en collaboration avec les élus et en transversalité avec l’ensemble des directions du SE60. Il prépare et suit les actes administratifs afin d'en assurer la sécurité juridique (délibérations, décisions, arrêtés) conjointement avec la juriste. Il gère et coordonne le fonctionnement des instances (Bureau, comité, commissions…) en lien avec la gestionnaire assemblée en charge de l’organisation matérielle.

Finalités du poste

Vous aurez pour missions de structurer et fiabiliser le travail préparatoire et les suites de chaque instance décisionnelle et politique et de gérer le suivi des organismes extérieurs. Vous contribuez à la veille globale utile au bon déroulement des missions du syndicat et vous assistez la DGS sur certaines thématiques.

Organiser les missions liées aux instances

Participer aux différentes phases de préparation des instances communautaires et respect des échéances de transmission des dossiers par les services

Préparer et envoyer les ODJ, les convocations, les dossiers de séance ainsi que les diaporamas de présentation en lien avec les services concernés

Suivre les projets de délibération et vérifier leurs validations, complétude, ajustements

Réaliser l'exécution des procédures internes liées aux instances

Participer aux assemblées, être garant du secrétariat des instances (Présences, pouvoir, convocations, quorum, émargements, votes, suivi des parapheurs…) et gérer la prise de note des prises de parole des élus

Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux liés à l'ensemble des instances

Exécuter et suivre les formalités postérieures aux instances

Formaliser et mettre en signature des délibérations et documents annexes

Organiser et assurer la publication et la transmission des actes au contrôle de légalité

Suivre le répertoire des délibérations

Assurer la conservation des documents et être garant de la bonne tenue des registres

Assurer la gestion administrative des délégations

Assurer le suivi administratif des délégations de pouvoirs, de fonction et de signature

Elaborer des délibérations de compétences du bureau et du Président, en lien avec le service juridique

Sécuriser la conformité RGPD des documents administratifs, légaux

Assurer le suivi des informations liées aux organismes extérieurs

Participer à la gestion la base de données des élus en lien avec la gestionnaire

Suivre la composition des instances et des mandats de représentation au sein des organismes extérieurs

Assurer le suivi de ces organismes et diffuser des informations auprès des services ou rédaction de notes

Contribuer à la mise en œuvre du projet d'organisation du pôle

Participer au diagnostic de l’existant et proposer des axes d’amélioration / des mesures correctives et les mettre en œuvre

S’approprier l’objectif du pôle (feuille de route), participer aux réunions de service et être force de proposition

Contribuer à la cohérence de fonctionnement et à l'harmonisation des pratiques et méthodes (archivage - arborescence informatique - process - procédures…)

Effectuer une veille législative et réglementaire nécessaire au fonctionnement des instances

Contribuer à l'optimisation et à la fiabilité des flux d'informations avec les autres pôles

Suivre et mettre à jour la base documentaire du pôle

Connaissances professionnelles requises (savoir, savoir-faire)

• Titulaire d’un diplôme BAC +3 avec connaissances en droit public

• Maîtrise parfaite des techniques administratives (rédaction, orthographe, mise en forme…)

• Bonnes connaissances du cadre juridique lié au fonctionnement des collectivités territoriales

• Bonne maitrise du pack office

• Capacité à hiérarchiser les priorités, adapter son planning

• Savoir rendre compte de son activité

• Doté d’un goût prononcé pour les procédures

Aptitudes générales exigées (savoir-être)

• Capacités d’analyse

• Posséder une grande capacité d’organisation et de rigueur

• Partager ses idées, être réactif et force de proposition

• Discrétion et disponibilité

• Sens du travail en équipe

Relations Internes  Juriste, comité de direction, tous les pôles, bureau et conseil

Relations Externes  les partenaires, les instances, les institutions, les élus (disponibilités en soirée pour les réunions des instances)