Secrétaire de direction du doyen de la faculté des sciences (h/f)

La Faculté des Sciences d'Orsay est une composante historique de l'université Paris-Saclay.

S'appuyant sur 800 enseignants-es-chercheurs-es, elle forme près de 10 000 étudiants-es dans les domaines des mathématiques, de la physique, de l'informatique, de la chimie, de la biologie et des sciences de la Terre. La recherche conduite au sein de la faculté dans une quarantaine de laboratoires est de renommée internationale et son caractère pluridisciplinaire permet d'aborder les grands enjeux scientifiques actuels et futurs. Les locaux de la faculté sont situés sur le campus de Bures-Orsay-Gif, pour partie dans l'environnement arboré de la vallée et pour partie sur le plateau de Saclay en plein développement.

Vous êtes positionné-e au sein du Décanat, nom donné à l'équipe de direction de la Faculté des Sciences d'Orsay. Votre mission principale consiste à assurer le secrétariat du doyen de la faculté et vous assistez également une partie des vice-doyens et êtes amené-e à intervenir de façon transverse dans les activités du décanat.

Vos activités principales sont les suivantes :

Gestion des agendas et organisation de réunions,
Traitement du courrier,
Accueil physique et téléphonique,
Saisie et mise en forme de documents,
Rédaction de comptes-rendus,
Gestion des parapheurs.

Vous assurez en particulier le secrétariat du conseil de la Faculté des Sciences d'Orsay : envoi des convocations, gestion des procurations, organisation matérielle, rédaction du procès-verbal..

Vous travaillez en collaboration étroite avec la secrétaire du/de la délégué-e, avec laquelle vous formez un binôme ; vous êtes ainsi en mesure de vous suppléer mutuellement à l'occasion d'absences ou de pics de charge.
Profil

Vous disposez d'une expérience en secrétariat et vous appréciez de travailler avec des interlocuteurs multiples.

Vous possédez des qualités rédactionnelles.

Doté-e d'esprit d'initiative, vous êtes rigoureux-se, organisé-e, avec un excellent relationnel et savez faire preuve de discrétion.

La capacité à échanger basiquement en anglais est un plus, ainsi que la connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur.

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.