Assistant - assistante de gestion h/f

Qui sommes-nous?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l'eau, de l'énergie, de l'industrie etde la mobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d'exercer un métier qui allie l'art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 10 000collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l'humanité.Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d'expérience.

Pour faciliter la lecture, l'écriture inclusive n'est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires. Au sein de la société QUADRIC (Branche Routes Autoroutes et Ouvrages d'art), vous êtes assistant de gestion administrative. Dans ce cadre, vous effectuez des missions administratives, vous vous occupez de la facturation et de la gestion quotidienne de l'agence.

Missions

1. Gestion des commandes
- Ouverture du numéro de mission sous SAP + suivi fiche projet
- Création des dossiers missions et suivi
- Mise à jour de la base de données contrat
- Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions

2. Facturation
- Réalisation de la facture, suivi et relance de la facturation des affaires de l'agence

3. Assistanat de l'agence
- Gestion administrative : certificats assurance, facture fournisseur
- Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département : vérification des notes de frais et validation 1er niveau
- Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
- Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département
- Gestion du personnel arrivant
- Gestion du matériel : demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI
- Mouvement de personnel et affectation
- Accueil des personnes

4. Suivi des indicateurs SMART
- Carnets de mission
- Enquête satisfaction client
- Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
- REX mission
- REX sécurité
- Attestation de bonne exécution par phase de projet/certificat de capacité

Poste basé(e) au sein de QUADRIC, à Neyron.