Secretaire (h/f) _cabinet de la présidence / cplos

Description du poste

Vos missions au sein du Cabinet de la Présidence :

1. Activités de secrétariat,
2. Organisation des réunions des Conseils et des Commissions,
3. Prise de notes,
4. Rédaction des PV de réunions,
5. Gestion des agendas, des mails et des appels
6. Travailler en collaboration avec les assistantes et secrétaires de Direction
7. Entretenir des relations privilégiées avec les responsables administratifs concernés par les thèmes des conseils et des commissions (l'action sanitaire et Sociales, le contentieux, l'immobilier, la gestion du risques …, dans le cadre des procédures mises en place,
8. L'utilisation les logiciels de gestion de la Présidence: Boardnox, Ilise, réservation de salle, zoom

Vos missions au sein du CPLOS :

9. Gérez les réponses téléphoniques, les mails, les urgences dans le respect des échéances
10. Accueillir, informer et recenser les besoins des salariés des organismes adhérents des possibilités de location, de financements et de conseils offerts par le CPLOS
11. Préparer, constituer le dossier administratif et en vérifier les pièces
12. Assurez le suivi des dossiers et de leurs bons déroulements
13. Entretenir un niveau de relations privilégiées avec les bailleurs pour être informé des opportunités de logements locatifs existantes
14. Rencontrer les correspondants du CPLOS
15. Assurer deux permanences 1 au sein de la CARSAT-SE et 1 au sein de la CAF13.

Profil recherché

Vos compétences

Nous attendons de vous :

16. Une maîtrise des activités de secrétariat de base
17. Une connaissance des techniques de prise de note et de synthèse
18. Une dextérité avec la bureautique et l'informatique
19. Le respect des procédures et la confidentialité inhérente au poste

On vous reconnait pour :

20. Votre sérieux
21. Votre organisation
22. Votre rigueur
23. Votre disponibilité
24. Votre aisance relationnelle et votre esprit d'équipe

Vous disposez d'une bonne présentation et d'une très bonne élocution face à un public composé de Conseillers et de membres de Direction.

Votre sourire, votre patience, votre empathie seront des atouts supplémentaires.

Votre formation

Vous êtes titulaire d'un titre professionnel / Bac dans le domaine du secrétariat / Assistanat et/ou vous possédez une expérience similaire dans cette fonction dans le domaine du locatif.

Le/la candidat(e) sélectionné(e) sera accompagné(e) dans sa prise de poste et sur les outils utilisés.

Informations complémentaires

Vous devrez vous adapter à la charge de travail importante et variée portant sur les activités du Cabinet et du CPLOS.

Dans la perspective du départ à la retraite de l'actuelle secrétaire du CPLOS, des tutorats seront mis en place pour capitaliser et fidéliser les savoirs ; savoir-faire et savoir-être existants, afin qu'en cas d'avis favorable du responsable du Service du Cabinet de la Présidence, le candidat retenu puisse être opérationnel.

Dans l'intervalle, le candidat (H/F) retenu sera aussi amené à effectuer, en fonction des besoins, les tâches administratives inhérentes aux Conseils et aux Commissions.

Vous serez en interaction avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Au regard du périmètre local et régional dans le cadre de votre activité, vous serez amené(e) à vous déplacer lors des permanences, le permis B est exigé.