Collaboratrice administrative des services techniques coordinatrice des événements communaux et référent communication h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Rémunération indicative Traitement indiciaire +IFSE et CIA prenant en compte l'autonomie dans le poste. Descriptif de l'emploi Sous la direction du Directeur du service technique, l'agent:
- Recueille, traite et coordonne les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service technique communal
- Prépare, gère, coordonne des événements organisés par la commune ainsi que la communication
- Seconde le responsable des services techniques Missions / conditions d'exercice Collaboration administrative des services techniques
•Présenter les dossiers en gestion propre
•Elaborer des notes, documents de synthèse
•Gérer le tableau de bord de suivi budgétaire (bons de livraison, commandes et factures)
•Assister le responsable de service dans son suivi administratif
•Assurer l’instruction et le suivi des procédures
•Trier, classer et archiver les documents
•Faire le tour de ville avec le service urbanisme (demandes élagages, vérification travaux, publicité, …)
•Elaborer les tableaux de suivi des activités du service (ex : planning hebdomadaire, suivi congés, HS)
•Gérer l’organigramme des clefs/badges de la commune
•Gérer le parc automobile et le suivi consommation carburant
•Suppléer la boîte courriel générique
•Assurer le suivi administratif du marché local
•Rédiger des arrêtés de voirie et réponse apportées au DICT
Préparation, gestion et coordination des événements communaux culturels, festifs et cérémoniaux
•Préparer en coordination avec les élus et la Directrice générale des services
•Réaliser et maîtriser les outils de communication
•Organiser la logistique des évènements en lien avec l’élu ou le service organisateur et le responsable technique
•Suivre toutes les actions en lien avec l’élu en charge de l’événement et le responsable technique
•Être l’interface avec tous les services municipaux et partenaires impactés
•Répondre aux usagers, procéder aux inscriptions
•Réaliser les fiches organisation, action, bilan des événements,
•Préparer, anticiper, organiser la réalisation des événements récurrents (feux d’artifice, commémorations, …)
Référent communication
•Créer les affiches des évènements communaux pour diffusion (affichage commune, information auprès des partenaires (Office du tourisme, PNRGF, Le Républicain, …)
•Faire le lien avec les élus en charge de la diffusion sur le site de la commune et réseaux sociaux
•Gestion Panneau Pocket Profils recherchés Savoirs
•Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales
•Instances, circuits et processus de décisions des collectivités territoriales
Savoir-faire
•Techniques de communication orale et écrite
•Méthodologie et outils de conduite de projet
•Techniques d’organisation des activités
•Outils de planification
•Techniques de secrétariat
•Outils informatiques
Savoir-être
•Travailler en transversalité, en partenariat et en équipe
•Savoir gérer les situations d’urgence
•S’adapter aux besoins, aux évolutions et aux interlocuteurs
•Être force de propositions
•Faire preuve d’initiative – être autonome

Conditions d’exercice : Travail en bureau sur poste informatique, horaires réguliers selon planning et obligations du service public liées aux événements communaux, déplacements ponctuels possibles, permis de conduire indispensable