Chargé du protocole et des réceptions (h/f)

Missions principales

La Ville du Havre recrute un :

Chargé du protocole et des réceptions (h/f)

Recrutement statutaire ou contractuel L 332-8 du code général de la fonction publique.

La procédure de recrutement est composée d'entretiens, de mise en situation et de questionnaires de personnalité.

Sous la responsabilité du Chef de cabinet, vous êtes garant de l’organisation des réceptions et des relations publiques.

Vous êtes force de proposition en matière de manifestations publiques municipales et communautaires.

Vous assurez le suivi des manifestations, depuis la demande des élus et/ou des services, via le Chef de cabinet, jusqu'à leur réalisation finale. A ce titre :

- Vous organisez les réunions interservices nécessaires au suivi, à la mise en valeur et à l’organisation de la manifestation ;

- Vous faites les repérages in situ avant l’événement avec les services ad hoc ;

- Vous concevez avec le service Communication les invitations et les différents supports de valorisation de l’opération nécessaires ;

- Vous suivez les BAT des dossiers afin de gérer l’opération dans le temps ;

- Vous prévoyez le bon envoi postal ou électronique des invitations ;

- Vous organisez les réunions interservices nécessaires au bon fonctionnement du secteur du Protocole ;

- Vous gérez le planning des manifestations et l’adressez aux destinataires ad hoc ;

- Vous faites établir des devis pour les différentes prestations (location de moyens matériels, traiteurs, produits publicitaires, achats de produits d'édition...) ;

- Vous coordonnez les actions avec l'ensemble des services de la Ville et de la Communauté urbaine ;

- Vous serez amené à être présent sur de nombreuses manifestations ;

- Rédaction de notes, de courriers de remerciements, félicitations, …

- Veille relations publiques.

Conditions particulières

Travail certains soirs, week-ends et jours fériés

Déplacements sur le territoire de la Ville et de la Communauté urbaine

Profil recherché

Connaissance de l’administration, des personnalités locales et régionales

Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Word, Excel)

Permis B

La connaissance des règles protocolaires serait un plus

Aptitudes

Engagement

Capacités d'initiative et d’anticipation indispensables

Sens de l’organisation

Très bon sens relationnel

Excellente présentation

Très grande discrétion, confidentialité

Disponibilité

Lieu, jours et horaires de travail

Hôtel de Ville / Du lundi au vendredi – 35 heures hebdomadaires