Assistant de gestion administrative et d’accueil (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Le Département de la Loire recrute un Assistant de gestion administrative et d’accueil (F/H).

Finalités/contexte :
Dans le cadre des missions de la Direction des Ressources Humaines, vous contribuez à la gestion administrative et à l’accueil du public Missions / conditions d'exercice Activités principales :
En tant qu’assistant de gestion administrative vous êtes en charge de la numérisation et de l’intégration de documents dans le Dossier Individuel de l’Agent Numérique.
Vous mettez à jour des documents internes et des tableaux statistiques relatifs à l’activité.
Vous gérez le planning des salles de commissions et de réunions et participez à la gestion de la signalétique.
En tant que chargé d’accueil, vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la Direction des ressources humaines. Vous répondez aux demandes de renseignements des différents interlocuteurs en apportant un premier niveau de réponse et les orientez vers les services compétents internes ou externes.
Vous assurez la gestion de la plateforme téléphonique de la DRH.
Vous contribuez à la sécurité des personnes et à la maintenance des bâtiments en effectuant des signalements aux services compétents.

Activités complémentaires :
Vous gérez les invitations TEAMS des sessions de l’« Académie du numérique » en fonction du calendrier.
Des missions administratives et d’accueil complémentaires peuvent vous être demandées : le standard téléphonique, la gestion du portier, l’aide aux convocations pour le service Prévention Santé, l’archivage, le paiement des factures pour d’autres services de la direction.

Spécificités du poste :
Obligation de présence constante durant les périodes d’ouverture au public : 8h30 à 12h/ 13h30 à 17h.
Capacité à gérer la polyvalence des tâches.
Un tutorat fonctionnel est assuré par le secrétariat de direction.

NBI : 10 points

Temps de travail : Temps complet
Lieu de travail : 14 rue du coin - 42000 SAINT-ETIENNE
Cycles de travail : Choix possible, sous réserve de l’organisation du service, parmi les cycles proposés : 36h (sur 4 jours), 38h (sur 4,5 ou 5 jours ou alternance semaine de 5 jours et semaine de 4 jours) ou 40h (sur 5 jours) - nombre de RTT en fonction du cycle choisi. Profils recherchés Nous recherchons une personne qui possède :
- Une bonne aisance sur les outils bureautiques de base. Une connaissance des outils métier de gestion de courriers et de documents serait apprécié
- Une connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
- La maitrise de la gestion de stock, dans le respect d’une enveloppe budgétaire

Vous savez accueillir une personne, un groupe, du public et possédez une bonne aisance relationnelle. Vous êtes doté de capacités d’écoute, de diplomatie, de courtoisie. Il vous sera demandé de faire preuve de discrétion et de disponibilité.
Vos missions vous conduiront à coordonner plusieurs activités en parallèle.
Votre connaissance des pièces administratives qui composent le dossier individuel de l’agent sera un atout pour ce poste.

Diplôme souhaité : Bac professionnel métiers de l’accueil et administratif.