Nature du contrat : CDD de 12 mois.
Lieu de travail : Saint-Etienne (42)
Date de prise de fonction souhaitée : 1er septembre 2025
Unité : Mines Saint-Etienne - Institut Henri Fayol
Rattachement hiérarchique : Responsable Administratif et Financier du centre de formation et de recherche Henri Fayol
Rejoindre Mines Saint-Étienne, c'est s'engager dans une institution où la science et l'innovation bâtissent un avenir plus durable. Une école d'excellence où chacun a l'opportunité de révéler son plein potentiel et de contribuer à relever les défis de demain.
Classée parmi les meilleures écoles d'ingénieurs en France et reconnue mondialement, notre école, membre de l'Institut Mines-Télécom, forme les talents de demain tout en contribuant activement à relever les grands défis industriels, numériques et environnementaux. Avec nous, vous intégrez une communauté de 500 collaborateurs, 2500 étudiants, et participez à un projet ambitieux : conjuguer excellence académique, recherche d'avant-garde et impact sociétal positif.
L'Institut Mines-Télécom fédère les grandes écoles françaises autour des défis industriels majeurs, numériques, énergétiques et écologiques. Avec ses 8 Grandes Écoles publiques et 2 écoles filiales, il est le premier institut public dédié aux ingénieurs et managers. Ensemble, nous imaginons et construisons un avenir durable, en formant les acteurs qui façonneront les transitions de demain.
Ce que nous attendons de vous
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier (RAF) de l'Institut Henri Fayol, vous aurez pour principales missions :
- Participation à l'organisation logistique et administrative des activités d'enseignements ;
- Assister les équipes dans leur fonctionnement au quotidien ;
- Organiser des déplacements professionnels y compris la gestion des frais de déplacements : s'assure de la bonne saisie et valide les informations, contrôle les justificatifs ;
- Accueil des scientifiques et personnels extérieurs : procédures, autorisations d'accès, traitement administratif, installation ;
- Prise en charge des commandes, de l'engagement juridique au service fait ;
- Gestion des événements organisés par l'Ecole : planification, organisation en coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur) ;
- Gestion des événements accueillis : tarification, négociation commerciale, coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur) et gestion documentaire dématérialisée, archivage ;
- Suivi des stocks et réapprovisionnement des fournitures administratives
Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service et de Mines Saint-Etienne.
Le poste est basé sur le campus de Saint-Etienne.
La participation à des activités transversales à l'Ecole ou opérées par les autres campus est encouragée.
Ce que nous recherchons
Vous êtes dans l'une des situations suivantes :
- Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle 4 ans, ou ;
- Diplôme Bac +2 / Bac +3 ou équivalent.
Et idéalement :
- Titulaire d'un BTS /DUT Assistant de gestion ou d'une expertise en gestion des entreprises et des administrations, Assistanat de Direction ou diplôme équivalent ;
- Avec une expérience de 4 ans dans l'administration ou la gestion de l'administration ;
- Junior accepté : non
Vous êtes dotées des compétences, connaissances et expériences suivantes :
- Connaissance ou expérience de la gestion administrative et financière d'établissements publics. Une expérience réussie dans l'enseignement supérieur et la recherche sera un plus.
- Respect et maîtrise des procédures, capacité à intégrer les évolutions réglementaires dans celles-ci, à anticiper les changements à mettre en oeuvre.
- Maîtrise des outils informatiques bureautiques et collaboratifs, capacité à suivre leurs évolutions et leurs usages, capacité à se former sur les applications métiers spécifiques Gestion, organisations de réunions, événementiels Prise de notes et élaboration de compte-rendus, éventuellement assistées par des outils informatiques.
- Établir, appliquer et mettre à jour des procédures.
- Gestion dématérialisée des documents, incluant la gestion des autorisations et des accès.
- Intérêt pour la formation, la recherche et l'innovation, curiosité pour les thématiques du campus.
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