Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Oui Rémunération indicative IFSE + CIA Descriptif de l'emploi Sous l'autorité du directeur général des services, le responsable des services de l’accueil, état civil, élections et secrétariat général est chargé d’assister le directeur général des services dans l’organisation et le suivi du conseil municipal. L’agent participe à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière de population et d'offre de services. Elle optimise et développe les activités population de la collectivité. Enfin, elle encadre 3 agents appartenant au service Accueil, État-Civil, Élections et vie quotidienne.
SERVICE : ACCUEIL, ÉTAT-CIVIL, ÉLECTIONS ET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL Missions / conditions d'exercice •Pilotage des activités en lien avec la population (courriers, liste électorale, recensement de la population et actes d’état civil)
oOrganiser l’accueil, la diffusion de l’information et le traitement des demandes des usagers
oGérer l’activité de l’État civil : rédaction des actes de reconnaissance, mariage, décès, tenue des registres (mentions marginales, tables annuelles et décennales)
oPiloter l'organisation des cérémonies de mariages, des PACS
oSuperviser les élections : mise à jour du fichier électoral et organisation des élections et mise en place des scrutins électoraux
oOrganiser les opérations de recensement
oDéfinir l'organisation des bureaux de vote
oContrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
oOrganiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants
oPrendre des notes, mettre en forme et procéder à l'envoi du courrier du secrétariat général, du DGS
oTenir à jour le carnet d’adresse des administrations et différents contacts selon les dossiers à traiter
oRecevoir, filtrer et orienter le courrier
oAssurer l’enregistrement et le suivi des doléances adressées par le public
•Organisation et gestion administrative de l’assemblée délibérante et autres instances
oAssurer l’organisation des conseils municipaux (Centraliser les projets de délibération, préparer les dossiers à présenter au conseil, assister au conseil)
oMettre en forme les délibérations et les présenter à la signature du maire
oAssurer le suivi des décisions auprès des services et transmettre au contrôle de légalité
oRédaction du Procès-Verbal
oSuivre l’affichage des délibérations et du Procès-verbal en mairie.
oAssurer la tenue des registres communaux et du recueil des actes administratifs
oAssurer l’étude et la veille juridique
oAssurer la rédaction des comptes rendus
oRédiger les arrêtés du maire
oPréparer et rédiger les actes administratifs
•Assure le management du service
oDéterminer les priorités, gérer les dossiers sensibles ou difficiles du service
oAssurer la gestion des plannings des agents pour la polyvalence
oAssurer le suivi des formations liées à l'activité du service
oAssurer la veille et le suivi juridique dans les domaines de compétence du service
oÉtablir le budget du service
oInformer les agents et les usagers sur les évolutions réglementaires
oÉtablir les bilans d’activité
oAssurer les entretiens annuels d’évaluation
oPréparer et rédiger les actes administratifs
•Activités diverses
oGestion administrative du cimetière en binôme avec l’agent en charge du cimetière
oVeille juridique et réglementaire publique
oTenue et archivage des registres de délibération et d’arrêtés municipaux
oDébit de boisson
oMise à jour du Plan Communal de sauvegarde en lien avec le responsable des services techniques en charge du pilotage.
Spécificités du poste :
•Présence lors des scrutins
•Travail occasionnel le samedi après-midi pour la célébration des mariages Profils recherchés •Connaissances générales et théoriques (savoir) :
oCGCT, code électoral, code civil
oProcédures administratives
oActeurs institutionnels du recensement (INSEE, service national)
oEnjeux et modalités du recensement
oGestion du logiciel dédié
oConnaissance de la législation
•Compétences pratiques (savoir-faire) :
oBonne maîtrise de la bureautique
oÉlaborer des plannings et des bilans d’activité
oDisposer de bonnes qualités rédactionnelles et un bon niveau en orthographe
oSavoir organiser et mettre en forme des documents administratifs, des courriers et des actes administratifs
•Qualités professionnelles (savoir-être) :
oAutonomie
oAptitudes relationnelles : écoute, dialogue et capacité à travailler en équipe
oCourtois, possédant du tact dans ses relations avec ses interlocuteurs, ainsi que de la bienveillance et de la retenue envers les usagers
oSens de l’organisation, rigueur, respect des consignes
oCapacité à gérer des conflits
oCapacité à conduire des projets
oEsprit d’initiative
oDisponibilité
oDiscrétion professionnelle
oSens du service public
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