Dans le cadre d'un projet chez notre client, Pragmatic-Solution est à la recherche d'un profil Manager Contrôle documents H/F avec minimum 5 ans d'expériences. Vous aurez la responsabilité de vous assurer que le projet de chantier tient à jour les dossiers et les documents de manière organisée afin de pouvoir partager toutes les informations demandées au niveau du programme.
Principales missions :
. Tâches de mise en place
- Diriger la discipline de gestion des documents avec l'organisation globale du programme pour s'assurer que les processus et les normes sont applicables et alignés sur les attentes du site.
- Mettre en place des systèmes de gestion des documents et des protocoles de communication avec les parties prenantes sur le site (principalement les chefs de projet) et les contractants.
- Assurer la mise en place des outils de gestion des documents et diriger les sessions de formation (ACC, EIDA).
- Etre en charge de l'établissement et du suivi de la discipline de gestion des documents sur le site jusqu'à la mise en oeuvre complète du système.
- S'assurer que les politiques et réglementations de l'entreprise en matière de contrôle des documents sont respectées.
. Tâches régulières
- Gérer tous les aspects du contrôle des documents, y compris le classement, la numérisation, l'indexation, le stockage, la récupération et la destruction des documents.
- Participer aux procédures judiciaires, y compris les dépositions, les enquêtes préalables et les procès, le cas échéant.
- Développer et maintenir une base de données interne de documents liés aux activités de l'entreprise.
- Préparer les horaires de travail, gérer les processus de flux de travail et superviser les activités de bureau.
- Examiner et approuver les documents avant leur publication afin de garantir leur conformité avec les politiques et procédures de l'entreprise.
- Veiller à ce que tous les documents soient scannés, stockés et indexés correctement, conformément aux normes de l'entreprise
- Examiner, approuver et rejeter les documents en fonction de leur contenu, de leur format et de leur conformité aux lignes directrices de l'entreprise.
- Assurer un rapport d'état des documents précis et en temps voulu à l'équipe de projet en mettant en évidence les écarts et les retards survenus dans les périodes d'échéance.
- Assurer l'interface avec l'équipe du programme et le respect des échéances correspondantes.
Livrables à produire (Tout en anglais)
- Feuille de route pour la gestion des documents
- Plan, procédures et processus de gestion des documents.
- Liste de référence des documents, conception du flux de travail des documents.
- Sessions de formation sur les systèmes de gestion des documents
- Rapports sur la gestion des documents (tableaux de bord ad hoc et autres).
- Procès-verbaux des réunions.
- Présentations.
Compétences techniques :
- Avoir + de 5 ans d'expérience à un poste équivalent dans l'industrie des sciences de la vie, du nucléaire, du pétrole et du gaz.
- Maîtrise de la suite MS Office.
- Avoir une expérience des outils EIDA/Autodesk est souhaitée.
- Excellente maîtrise de l'anglais écrit et parlé et excellentes compétences en matière de rédaction de rapports.
Compétences comportementales :
- Capacité à faire preuve d'un grand sens du détail.
- Esprit d'équipe
- Capacité à travailler de manière autonome.
- Compétences diplomatiques et politiques dans l'interaction quotidienne avec l'équipe de projet et les principales parties prenantes.
- Capacité solide et démontrable à établir des relations durables avec les principales parties prenantes.
- Etre très motivé
- Orienté résultats
PRAGMATIC SOLUTION est une société de conseil qui accompagne ses clients sur des projets d'optimisation de leur performance industrielle, la gestion des sous-traitants et l'optimisation de la supply chain et en pleine expansion sur d’autres activités.
PRAGMATIC SOLUTION a aussi développé une expertise dans la recherche de candidats et propose à ses missions différentes compétences en prestation.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.