Chef d'équipe du pôle archives et documentation (h/f)

Le service Documentation archives courrier et actes administratifs est composé de 2 pôles : le pôle actes administratifs et courrier et le pôle documentation archives. Ce dernier conçoit et pilote la mise en œuvre d’une politique d’archivage, d’outils de gestion documentaire et de missions patrimoniales : préserver, enrichir et faire connaitre le patrimoine documentaire villepintois. Sous l’autorité du chef de service, vous pilotez le projet scientifique et culturel du pôle des archives et de la documentation. Le pôle est composé d’une documentaliste, d’une assistante administrative et du chef d’équipe. Un portail d’accès aux archives numérisées a été inauguré à l’occasion des Journées du Patrimoine en septembre 2024 : www.archives-villepinte.fr

Temps complet.

Horaires : de 8H30 à 12H15 et de 13H30 à 17H35.

25 CA et 23 jours de RTT.

Mission 1 : Elaboration et mise en place d’une politique d’archivage au sein de la collectivité

• Mise en œuvre et animation d’un processus de gestion des documents (tableaux de gestion, guide de bonnes pratiques…),

• Accompagner et sensibiliser les agents au tri et au versement de leurs archives,

• Contrôler, collecter et traiter les fonds d’archives auprès des services producteurs,

• Procéder aux éliminations d’archives annuelles,

• Assurer la conservation et l’intégrité des collections et des magasins d’archives.

Mission 2 : Etre le référent dans les projets de dématérialisation

• Mise en place d’un outil d’archivage électronique réglementaire en collaboration avec les services municipaux (enregistrements sonores des CM, flux financiers, marchés publics, flux RH, urbanisme, vie associative),

• Accompagnement des projets de dématérialisation documentaire au sein des services,

• Participation à la mise en place du RGPD.

Mission 3 : Assister le déploiement d’outils de gestion documentaire et de diffusion de l’information

• Accompagner le documentaliste dans le pilotage du projet de refonte de l’intranet Mairie vers un espace documentaire collaboratif,

• Assurer la gestion des recherches documentaires et de la salle de lecture.

Mission 4 : Assister la mise en place de projets de valorisation et de diffusion du patrimoine documentaire

• Participer à la préparation des journées européennes du patrimoine et/ou à la préparation d’un projet biennal de valorisation du patrimoine,

• Concevoir et mettre en place des ateliers pédagogiques à destination des scolaires,

• Rédaction d’articles dans le journal municipal.

Intérêts et difficultés du poste

Intérêt pour la recherche historique et documentaire,

Contraintes dues à l’environnement, manutention des archives.

Contexte et conditions de travail

Bureau de la documentation partagé avec le documentaliste situé au rez de chaussée de l’Hôtel de Ville,

Gestion de 3 magasins d’archives sur 2 structures différentes.

Etre titulaire d’un diplôme d’archiviste (Bac+3)

Savoirs :

Connaissance du cadre législatif et des règles de déontologie,

Connaissance des techniques de traitement des fonds d’archives,

Connaissances des normes applicables à la conservation préventive des différents supports d’archives, de leur restauration et de la gestion des magasins,

Connaissances de l’organisation administrative et son fonctionnement.

Savoirs faire:

Savoir organiser un fonds et diriger des travaux de classement, rédiger un inventaire,

Savoir organiser une politique de collecte des fonds publics et de fonds privés de son territoire,

Savoir développer la recherche administrative et scientifique à partir de la connaissance des fonds existants,

Savoir communiquer et diffuser les documents,

Savoir diagnostiquer l’état de conservation des documents et être en mesure d’assurer leur intégrité.

Savoirs être :

Avoir le sens du service public,

Savoir diriger une équipe, motiver, contrôler et déléguer,

Avoir des qualités relationnelles, sens du dialogue et pédagogie,

Avoir le sens de l’organisation, de la méthode, des capacités d’analyse, de synthèse,

Avoir des capacités rédactionnelles,

Avoir de la curiosité intellectuelle.