Coordinateur services généraux multi sites h/f

Rôle :

* Assurer le remplacement ponctuel des collaborateurs sur sites (ouverture de site, absences ponctuelles à Paris et proche banlieue)
* Assurer les fonctions Administratives et Financières Multi Sites EA (Grands comptes internationaux) selon les besoins opérationnels
* Rattaché au Responsable des opérations, le Coordinateur Services Généraux (Multi sites) apporte son support en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec les clients et les fournisseurs.
* Intervient auprès des fournisseurs hard et soft services (scope FM complet), en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation de La Plateforme

Support des comptes

* Assurer la création, le suivi et la facturation des PO fournisseurs et clients
* Assurer le reporting des activités financières du compte
* Apporter le soutien administratif
* Gestion des contrats fournisseurs et négociations annuelles des prix en support des achats
* Gestion des factures fournisseurs
* Passation d'appels d'offres hard et soft services
Support financier

* Assurer l'ensemble de process « P2P - Purchase to Pay » (Achat au paiement) de son périmètre
* S'assurer que tous les bons de commandes soient établis sur la base des devis et transmis aux prestataires avant d'engager l'achat des services : « No PO, No Work »
* S'assurer du bon « coding » selon le modèle de contrat pour la comptabilité analytique.
* S'assurer la saisie et la réception de service dans le système en interaction avec les opérationnels afin de la confirmer.
* Prendre l'initiative pour résoudre les problématiques de factures fournisseur bloquées / impayés
* Soutenir le démarrage de nouveaux comptes clients et des sites, en support pour la création des bons de commandes en collaboration avec les équipes opérationnelles
* Maintenir le fichier de suivi des dépenses engagées aux prestataires
* Soutenir l'équipe finance / opérationnelle sur les activités en lien avec la clôture de compte mensuelles / budget / prévision.
* Préparation de la facturation client
* Apporter un support administratif aux équipes EA Platform ainsi que l'équipe comptes clients en cas de besoin
* Intervenir pour la préparation de la demande de facturation client, en respectant le modèle contractuel et le protocole de la facturation définie avec la complétude des documents supports requis dans le cadre de l'exigence SOX.
QHSE

* Déployer les Log book pour les ouvertures de site
* Assurer la mise en place des Plans de Prévention
* Réaliser les observations et Self Assessment mensuels
* Développement durable
* Soutien au développement de la politique développement durable du compte
* Suivi des consommations des sites en lien avec les Energy Managers