Gestionnaire notes de frais, cartes corporates et indemnités de voyages f-h

Job Description

En tant que Gestionnaire notes de frais, cartes corporates et indemnités de voyages, basé-e sur notre site SAFRAN Aircraft Engines de Corbeil, vos principales activités au sein du Pôle Voyages et Déplacements sont les suivantes :

1.Traitement des notes de frais dans l'outil en ligne TravelCash (KDS) pour l'ensemble des sites Safran Aircraft Engines et Safran Aero Composite France :

- Contrôler et garantir le respect des procédures et règles de remboursement
- Valider les notes de frais et en assurer l'export vers les ERP
- Communiquer le nombre et le montant de notes de frais à payer aux différents intervenants du processus (DSI, Finance…)

2.Support utilisateurs :

- Assurer le support quotidien aux utilisateurs de l'outil TravelCash (assistance pour l'élaboration des notes de frais, gestion des rejets, explications des règles de remboursement…)

3.Gestion des éléments variables de paie liés aux voyages :

- Vérifier l'éligibilité des voyageurs en analysant les informations de voyages
- Calculer les heures de voyages et primes d'éloignement
- Transmettre les éléments calculés à la paie pour mise en paiement

4.Pilotage des demandes liées à la carte corporate :

- Gérer le parc de cartes corporates (ouvertures, fermetures, transferts intra Groupe SAFRAN)
- Assurer les déplafonnements de cartes corporates si nécessaire
- Suivre et manager les impayés – en collaboration avec les directeurs d'établissements Safran Aircraft Engines et Safran Aero Composite

5.Communication

- Animer les différentes instances de communication en binôme avec l'équipe travel managers (webinaires, réunions assistantes et/ou top voyageurs)
- Création de supports de communication pour former les salariés aux sujets notes de frais, indemnités de voyages et cartes corporates (tutoriels, guides, newsletters…)
- Maintenir à jour les supports de communication déjà existants sur l'intranet Insite

6.Suivi du reporting

- Extraire et analyser les données de reportings pour assurer le suivi des dépenses et volumes (fréquence trimestrielle)
- Elaborer de manière ponctuelle des études et analyses notes de frais, indemnités de voyages et/ou cartes corporates

7.Coordination avec les interlocuteurs en interne (comptabilité, finance, paie…) ainsi qu'en externe (prestataires voyages et déplacements)

- Participer aux réunions avec les prestataires externes du Groupe (Editeur de l'outil, Banques)
- Participer aux réunions Groupe concernant les arbitrages et évolutions potentielles du périmètre expense

8.Collaboration avec l'équipe travel managers pour les sujets communs et éventuellement backup sur le scope voyages

Job Requirements

Une expérience significative dans le domaine de la gestion administrative est requise.
Le poste nécessite un bon esprit d'équipe et un travail en binôme.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre esprit d'analyse, vos qualités relationnelles et rédactionnelles ainsi que pour votre bonne capacité d'adaptation vis-à-vis d'interlocuteurs variés.
Un respect strict de la confidentialité et une bonne maîtrise des outils informatiques (Excel, Power Point, Outlook…) seront indispensables dans le cadre de ce poste.