Assistante de gestion administrative: chargée de l'etat civil h/f

Descriptif de l'emploi :

1-Mission de Secrétariat:
A- Secrétariat Générale des services:
-Rédiger et mettre en forme les courriers demandés, divers documents et travaux de bureautiques
-Organiser et coordonner les informations internes et externes, particulièrement Maire//DGS/Elus/Partenaires
-Gestion du secrétariat des services techniques de la commune (1 jour hebdomadaire sur site à la mairie) :
Gestion des congés et établissement des plannings, Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique
B- Standard téléphonique:
-Assurer l'accueil téléphonique du standard de la mairie: prise de messages, transfert de communication, orienter les administrés: conseiller, et informer les administrés, transmissions des informations.

2-Administration Générale:
A-Gestion des salles de la collectivité:
-Gestion du planning des salles
- Suivi de l 'occupation
- Rédaction des différents courriers, conventions ou convocations relatifs aux prêts des salles
- Assure le lien entre les différents services et les demandeurs
- Remise des clefs aux différentes associations (gestion du logiciel avec remise de badge)
B Gestion du parc locatif de la collectivité:
- Informer les usagers sur les modalités d'accès aux logements communaux
- Rédaction des baux
- Rédiger les réponses aux sollicitations reçues par mail ou par courrier
- Réalisation des états des lieux (entrée et sortie)

3-Mission d'accueil et CNI/ Passeport et Etat Civil :
A- Accueil du public:
Gestion de l'accueil
-Accueil téléphonique et physique de qualité (en l'absence des deux agents qui principalement occupent ce poste)
Gestion du courrier (en remplacement de l'agent)
- Ouverture et enregistrement du courrier arrivé
- Transmission DGS, DRH
- Distribution des courriers après tri
- Traitement des dossiers « Accueil »
- Affranchissement et envoi
- Articles Dépêche
B- Instruction des demandes de CNI / Passeport:
-Renseignements aux usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique.
-Appliquer la réglementation
-Suivi du planning de prise de rendez-vous.
-Vérification de la complétude des dossiers et sollicitation des compléments d'information auprès des usagers.
-Accueil du public sur les plages horaires déterminées à la station biométrique.
-Remise des CNI / Passeport.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques
C- Gestion état civil:
-Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales.)
-Délivrance des actes d'état-civil
-Contrôler l'authenticité des documents
-Préparation des dossiers de mariage et suivi (présence lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention.)

4-Gestion du suivi des dossiers de subventions:
-Instruction et gestion des dossiers (suivi, classement, traitement, ...
-Elaboration de tableaux de bord sur le suivi des dossiers de subventions de la commune
-Rédaction des decisions du maire, de courriers de demandes
-Travail en collaboration avec DGS et le chargé de mission sécurité, expertise et réglementation, la responsable des finances (échanges réguliers, réunions)
- Vérification des documents fournis pour validation

5-Gestion et suivi des conventions:
-Rédaction des conventions, des avenants et transmission de ces projets à la validation
-Suivi du circuit de signature des conventions
-Notification des conventions

Profils recherchés :
Connaissances :
-Connaissances de la FPT et du fonctionnement de la collectivité
-Connaissances des droits et devoirs des fonctionnaires
-Connaissances des circuits et procédures administratives.
-Connaissances règlementaires de délivrance des titres d'identité et des actes liés à l'état civil

Poste à pourvoir : Dès que possible
Pour candidater: adresser un courrier manuscrit + CV, copie diplômes, dernier arrêté de situation, concours.
à:- Mr Le Maire place Roussel 09110 AX LES THERMES

Experience: 1 An(s) - sur poste similaire

Compétences: Maîtriser les techniques d’assistanat secrétariat,Outils informatiques :(Word/Excel ),Capacités rédactionnelles : Rédiger des courriers,Savoir analyser / comprendre les textes juridiques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.