Asssitant direction h/f - ec20745

Asssitant direction H/F - EC20745 Définition du métier ou de la fonction -
L'assistant(e) de direction de la cellule administrative de la direction de la culture, du patrimoine et du tourisme mutualisée de la Ville d'Albi et de la Communauté d'Agglomération de l'Albigeois a pour rôle principal d'assister le directeur d ... t d'optimiser la gestion de ses activités au quotidien, notamment l'organisation de son agenda et de ses déplacements, la préparation des réunions et conférences/visioconférences, la communication au sein de l'équipe des collaborateurs, le suivi et le traitement des dossiers et du courrier. Il participe à toutes tâches utiles à la gestion administrative de la direction.

L'assistant(e) a également en charge directe la gestion administrative de la programmation des expositions culturelles à l'Hôtel Rochegude.

La collectivité est engagée d ... omotion de l'égalité entre les femmes et les ... Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention.
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de ...

Missions - activités -
Assistance de direction :
- Gestion de l'agenda du directeur
- Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la direction
- Traitement du courrier -arrivée- et des courriels sur l'adresse générique de la direction (enregistrement, diffusion pour suivi-)
- Référent des courriers signalés pour la direction: suivi d ... iel métiers et lien avec les rédacteurs en charge de la réponse
- Traitement et diffusion des informations internes et externes.
- Organisation des rendez-vous et réunions du directeur (préparation des documents dont invitations, dossiers, supports de présentation, compte-rendus et relevés de décision, réservation et organisation logistique des salles et du matériel)
- Rédaction de courriers standards, mise en forme de notes internes, compte-rendus et rapports
- Élaboration et suivi de tableaux de bord
- Gestion des commandes en fournitures de bureau pour la direction

Secteur ... relle: programmation des expositions (hôtel Rochegude)-
Sous l'autorité de la responsable du service ... relle:
- Préparation des commissions de sélection, enregistrement et suivi des demandes d'expositions
- Élaboration de la programmation annuelle
- Gestion des conditions administratives et juridiques d'accueil des exposants d ... spaces mis à disposition: établissement des conventions et règlement intérieur
- Organisation des visites et états de lieux avec les exposants, remise des clés.
- Explication des équipements de mise en valeur de œuvres (éclairage, accrochage), des dispositifs d'alarme, d'évacuation et d'entretien
- En lien avec les exposants et les services municipaux compétents, préparation et suivi des éléments de communication pour promouvoir les expositions (magazine municipal, kakemonos, fiches de prise de parole des élus)
- Aide à l'organisation des vernissages auprès des exposants

Secteur patrimoine-UNESCO-relations internationales -
Sous l'autorité du responsable du service patrimoine:
- Organisation des comités de biens Cité épiscopale et Mappa Mundi et des autres événements organisés par la direction (colloques, conférences-): gestion administrative et logistique
- Participation à l'organisation des journées européennes du patrimoine: accueil du public
- Contribution à l'organisation des conditions d'accueil des délégations
Projet Escale Lapérouse
En appui de la cheffe de projet:
- Contribution ponctuelle à l'organisation administrative et logistique de certaines réunions importantes dont les comités scientifiques et à l'accueil de personnalités: gestion des invitations, réservation des hébergements, organisation des déplacements et de la restauration pour les participants, réservation des salles et du matériel...

Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique -
Au sein de la direction de la culture, du patrimoine et du tourisme, rattachée au Pôle mutualisé Ville/Agglomération - ... le, Proximité, et Citoyenneté-.
N+1: directeur de la culture, du patrimoine et du tourisme.

Experience: Expérience exigée de 1 An(s)