[psp direction]cadre administratif pôle de santé publique

CONTEXTE GENERAL

Le Pôle de santé publique (PSP) est un pôle transversal d’activités médicales multi thématiques. Il est organisé autour de 4 thématiques principales de santé publique: les vigilances, l’appui à la recherche clinique, les parcours et promotion de la santé, les données en santé. Ses grandes missions sont conduites en coordination avec les directions fonctionnelles transversales des HCL et des Groupements Hospitaliers (GH) ainsi qu’avec les Agences Nationales ou Régionale à l’origine du financement et de la définition des missions de plusieurs activités. Elles consistent notamment à développer des actions dans le domaine de la prévention à l’attention des professionnels (Santé au travail), des patients et de leurs proches; accompagner des équipes de soins (éducation thérapeutique, vigilances / gestion des risques, coordination des prélèvements et suivi des transplantés, etc...) au sein et hors HCL pour plusieurs spécialités; participer au déploiement du Partenariat et Expérience Patient en Santé, en particulier dans la recherche et à la structuration des parcours; valoriser, partager et exploiter des données médicalisées (bases de données, tableaux de bords, indicateurs d’évaluation, gestion médico-économique); contribuer à l’appui à la recherche (médicale, paramédicale, organisationnelle) avec des services directement en charge des patients ou en lien avec les services de santé et les thématiques de recherche des composantes du Pole, développer la recherche en santé publique. Le pôle compte ainsi 8 services et 13 composantes.

Personnel non médical du pôle : 236 ETP

Personnel médical du pôle: 131 ETP

Les actions de ces entités se déclinent dans l’ensemble des sites des HCL.

Équipe de direction du PSP

Cheffe de pôle: Pr D. Maucort Boulch

Chef Adjoint par axe: Pr Haesebaert, Dr Dananché, Dr Piegay, Dr Mainbourg

Directeur référent: I. Dadon

Cadre Administratif: Poste à pourvoir

Cadre Supérieur de Santé: E. Gennaro

Secrétaire: V. Leclercq

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Le cadre administratif de pôle (CAP) est membre de la direction médico-administrative (DMA) du pôle et participe à ce titre au pilotage stratégique et médico-économique du PSP. Principalement orienté vers la gestion financière et RH du pôle, il propose et met à jour, en lien avec le cadre supérieur de santé, des outils de pilotage visuels, alimente la salle de pilotage du pôle, et des plans d’actions visant à optimiser l’utilisation des ressources du pôle.

Le cadre administratif peut se voir également confier, par délégation de la Direction du PSP, la responsabilité de dossiers transversaux relevant de la politique générale du pôle et, à ce titre, participe à des groupes de travail inter pôles ou au sein d’autres directions.

POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE

Le cadre administratif de pôle travaille sous l’autorité hiérarchique directe du directeur référent du Pôle et sous l’autorité fonctionnelle du chef de pôle. Il collabore étroitement avec tous les responsables médicaux et non médicaux des services et composantes. Il travaille en collaboration opérationnelle étroite avec le cadre supérieur du PSP, avec lequel il assure la continuité d’activité du pôle, pendant les périodes de congés, formation ou télétravail, et l’encadrement fonctionnel de la secrétaire de la Direction du Pôle.

ACTIVITES ET FONCTIONS PRINCIPALES DU POSTE

Ses principales missions sont :

Pilotage budgétaire :

1. Préparation et suivi des budgets d’exploitation et d’investissement,
2. Suivi pluri annuel des conventions, aide à la production des documents financiers dans le cadre de la gestion des conventions de financement (bilan et prévisionnel),
3. Suivi financier des activités,
4. Gestion économique des dépenses et des recettes des services, mise à jour des tableaux de bord,
5. Gestion des équipements et de la logistique générale du pôle,
6. Participation, aide au montage et à la rédaction des dossiers de demandes d’activités nouvelles, effectifs médicaux, innovation, intéressement collectif,
7. Participation à la définition des Tableaux de bord de suivi des services d’appui à la recherche et au pilotage avec la DRS.

Gestion prospective des emplois et suivi des ressources humaines médicales et paramédicales :

1. Elaboration, répartition, suivi mensuel du budget RH, contrôle de gestion sociale, gestion opérationnelle des recrutements, des affectations, gestion des temps de travail, du plan de formation continue,
2. Proposition et mise à jour des tableaux de bords de pilotage par service, GH et pôle.

Management, suivi des situations individuelles et gestion des carrières :

1. En lien avec la Direction des Ressources Humaines et de la formation pour les professionnels de la DT santé publique
2. En lien avec la Direction de la Recherche en Santé pour les professionnels de l’axe appui à la recherche,
3. Supervision de l’ensemble des secrétaires du pôle en lien avec les chefs de service et les encadrants de PNM. Par délégation du directeur, il est chargé de mettre en place progressivement un diagnostic des compétences/missions/outils des secrétariats au sein du pôle, et de proposer à la direction les conditions de leur accompagnement pour garantir une cohérence des missions “de base”, l’identification des expertises, en vue de proposer une coordination des secrétariats par le CAP du pôle.

Organisation des instances du pôle et des réunions stratégiques et institutionnelles :

1. Préparation, participation et suivi des instances du pôle: direction, bureau, conseil et AG, conférence stratégique annuelle,
2. Préparation, participation et suivi des réunions avec la DRS, DAF et la DTP, La DRHF et les DRH de GH et la DAM.

Participation à la démarche de Communication du pôle en lien avec le CSS et le secrétariat :

1. Mise à jour du site intranet et internet du Pôle,
2. Animation du réseau de correspondants.

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Savoirs faire :

1. Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence
2. Définir, allouer et optimiser les ressources au regard des priorités et des contraintes,
3. Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence
4. Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
5. Évaluer et recruter un candidat, un collaborateur;

Savoirs être :

1. Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs;
2. Sens de la hiérarchie, des responsabilités, aptitude à rendre compte ;
3. Sens du travail participatif, ouverture d’esprit, savoir transmettre
4. Capacité à gérer les conflits, conduite du changement,
5. Esprit d'initiative et de créativité dans les limites de son poste.

Connaissances :

1. Communication / relations interpersonnelles
2. Gestion administrative, économique et financière, des ressources humaines
3. Méthodes d'évaluation médico-économique et mises en forme visuelle des processus

CONDITIONS REQUISES

1. Connaissance de l’environnement hospitalier et possiblement de l’institution HCL.
2. Expérience souhaitée dans:
* Contrôle de gestion, gestion économique et financière,
* Droit de la fonction publique et droit hospitalier,
* Gestion d’équipes médicales ou non médicales ou sur un poste similaire,
* Accompagnement au changement
1. Logiciels métiers si possible (CHRONOS, GESFORM, Arphege, BO, Score),
2. Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, One note) à minima.
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