Secrétariat de pôle h/f

À propos de nous

Le Centre Hospitalier de Valenciennes est une structure de santé comptant près de 5000 salariés.

Avec près de 2000 lits, le CHV est le 1er Centre hospitalier général de France et le 3ème hôpital de la région Hauts de France, après le CHRU de Lille et le CHU d’Amiens ; il est l’un des 30 plus importants hôpitaux de France.

Il couvre un bassin de santé de 800 000 habitants et regroupe l’ensemble des spécialités médicales, à l’exception de la chirurgie cardiaque, de la radiothérapie et de la greffe.


Mission

Le Centre Hospitalier de Valenciennes recrute un(e) Secrétaire de Pôle rattaché au Pôle de Gériatrie.

ATTRIBUTION DOMINANTE DU POSTE :

Secrétariat en binôme avec une secrétaire à mi-temps

oTâches de secrétariat

Réception, traitement, orientation et filtrage des appels téléphoniques

Traitement et gestion des mails

Courriers rédactions diverses, mise en forme (Pack Office), traitement, diffusion

Réservations salles de réunion, matériel informatique, véhicules

Participation au trinôme de Pôle

Gestion des agendas de l’encadrement

Gestion intranet du Pôle (autorisation accès, calendrier, protocole polaire…)

Centralisation documentaire du Pôle (Plan blanc, suivi PC…)

Présentation PPT

Organisation des réunions (invitation, installation salle/matériels, CR…)

Organisation des Bureaux de Pôle et Conseils de Pôle

Notes d’information

Ordre de mission

Mise à jour annuaire téléphonique

Archivage bureautique, classement

oAutres tâches :

Support administratif : inspections ARS, évaluations internes / externes, plaintes, mise à jour plan blanc / plan bleu…

Suivi des Appels à Projets (Conventions, Suivi du projet…)

Commande Ebuy (reprographie, lyreco, ordonnance, tampon…)

Commande des repas et tableau de suivi

Gestion des commandes Iphone / Abonnement (relation Orange)

Accompagnement et encadrement des stagiaires administratifs

Veille documentaire (publication d’appels à projets…)

Formation Continue

oElaboration du Plan Prévisionnel de Formation

oInformation (diffusion par mail auprès des Cadres et des Médecins du Pôle)

oInscriptions et suivi des formations :

Institutionnelles / extra-hospitalières / intra-hospitalières / polaires

oSuivi budgétaire

Mise à jour du budget formation,

Programmation de formations complémentaires

Règlement des factures (prestataires / frais de remboursement à l’agent)

oClôture en lien avec la DRH

Respect du calendrier de Clôture du CHV

Vérification des paiements / états de frais de déplacement

Mise à jour des dossiers dans GESFORM

oStatistiques

Historique formation agent

Historique de service

Bilan formation rapport d’activité (Médecins coordonnateurs, IDE qualité)

Communication

Gestion intranet du CHV

Mise à jour de documents de communication (affiche, plaquettes, Diaporama …)

Relation avec la communication du CHV

Travailler sur la mise en valeur de nos structures (site internet, documentation, communication événementielle, attractivité, journée portes ouvertes…)


Profil

COMPETENCES REQUISES

•Parfaite connaissance des outils bureautiques et des techniques de secrétariat,

•Excellente expression orale et écrite,

•Sens de l’organisation et de l’accueil,

•Connaissance des méthodes de classement et d’archivage,

SAVOIR ETRE / SAVOIR FAIRE

•Discrétion,

•Aisance relationnelle,

•Excellente présentation,

•Autonomie,

•Esprit de synthèse,

•Rigueur,

•Réactivité,

•Disponibilité,

•Force de propositions,

•Aptitude au travail en équipe

Pôle : Gériatrie

Service : Secrétariat de Pôle

Situation géographique : Résidence Val d’Escaut – Place de la Concorde VALENCIENNES

Type de contrat

•CDD évolutif

Grade / Fonction : Adjoint administratif / Assistante Administrative du Pôle Gériatrie

Quotité de temps de travail : Temps plein

Rythme de travail :

37h30 hebdomadaires avec horaires variables

du lundi au vendredi - repos fixe samedi et dimanche

Nos avantages

•Développement des compétences continu (formations, mobilité interne ...)

•Évolution de carrières et de rémunération

•Crèche/ SELF / Conciergerie / Casiers courses / Parkings réservés au personnel / Billetterie …

À compétences égales, ce poste est également ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap.