Chargé.e d'accueil

Le ou la chargé.e d’accueil est en charge sous la responsabilité de la Responsable du service Secrétariat général et vie Citoyenne de l’accueil, de l’orientation et de l’information du public. Il/elle représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers. Il/elle est également un appui administratif pour le suivi et la prise en charge de divers dossiers en lien au service (Etat civil, cimetière, gestion fournitures, etc.)

Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public
- Prendre des messages et les reporter clairement
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Mettre en relation les correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer le planning de réservation des salles et véhicules
- Orienter vers les personnes vers les services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs
- Diffuser des informations générales ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations utiles/assurer le lien avec service communication pour relais

Appui administratif au service
- Etat Civil: réception des déclarations et établissement des actes d'état civil, tenue administrative des registres d'état civil

Cimetière communal: attribution et suivi des concessions, procédure de reprises
- Suivi des fournitures

Savoirs généraux
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
- Procédures de transmission des demandes

Socio professionnelles
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Organisation et activités des services
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet, de la gestion des plannings
- Techniques de régulation et médiation
- Règlements intérieurs
- Techniques de capitalisation et de classement de documents
- Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
- Techniques rédactionnelles administratives
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail/des personnes

Relationnelles
- Contacts directs et permanents avec le public (saisonnalité)
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services
- Relations avec des fournisseurs et fournisseuses, prestataires
- Relations avec d'autres collectivités
- Relations avec les élu.e.s, personnels de direction, de gestion, etc.