Secrétaire de la direction des soins - h/f

Description entreprise :

Le centre hospitalier de Rouffach est un établissement public départemental de santé qui œuvre dans trois domaines : la psychiatrie, le handicap psychique et la prise en charge des personnes âgées. Enfin, le centre hospitalier fait partie du groupement hospitalier de territoire (GHT) N° 12 depuis janvier 2018.

Bienveillance, écoute et cohésion sont une réalité quotidienne dans les équipes. Ces valeurs sont également le trait d’union qui unit ses 1 522 professionnels.
Implanté au sein des principales villes du département, l’hôpital dispose de 12 structures extra-hospitalières (Colmar, Munster, Rouffach, Guebwiller, Ensisheim, Kingersheim, Mulhouse, Pfastatt, Cernay, Masevaux, Thann) où il propose des soins en ambulatoire.

Il compte aussi une unité d’exploration veille-sommeil de 8 lits à vocation départementale. Expert dans sa discipline, il accueille l’antenne départementale du centre de ressources pour les auteurs de violences sexuelles (CRAVS), du centre de ressources Autisme (CRA) ou encore de la cellule d’urgence médico-psychologique (CUMP). Il a développé 2 centres experts dédiés à la schizophrénie et à la dépression résistante ainsi qu’un centre de consultations spécialisées du trouble du déficit de l’attention avec ou sans hyperactivité (TDAH).

Impliqué dans la prise en charge de la personne âgée et du handicap mental, le centre hospitalier de Rouffach propose également des
postes dans ses trois structures médico-sociales (EHPAD, foyer d’accueil médicalisé - FAM - ou encore maison d’accueil spécialisée - MAS)

Une large palette de lieux d’exercice s’offre aux agents de l’établissement. Pénitentiaire, activités ambulatoires, psycho-gériatrie, addictologie, réhabilitation psychosociale, hospitalisation en situation de crise..., les possibilités sont multiples et la mobilité interne est favorisée.


Description du poste :

Le centre hospitalier de Rouffach recrute une secrétaire à temps complet à la Direction des Soins Infirmiers.

Missions

* Organisation, pour le coordonnateur général des soins, de la qualité et la gestion des risques, de la réception, du traitement et de la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou au suivi des dossiers.
* Organisation de la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...).
* Assurer l'accueil et le secrétariat du service.

Activités

* Accueil physique et téléphonique des personnes (patients, usagers, familles, agents, …).
* Gestion des stocks de produits et de matériels (saisie, suivi, contrôle des commandes : pour la qualité et le BSI également).
* Organisation des réunions, visites, séminaires, commissions spécialisées en lien avec la direction des soins
* Prise de notes, frappe et mise en forme des documents.
* Prise de rendez-vous/gestion des agendas.
* Elaboration, adaptation et optimisation du planning de travail, de rendez-vous, de visites.
* Reproduction et diffusion de documents.
* Traitement des courriers, et documents et/ou transmission à la DRH (enregistrement, tri, traitement,
diffusion, archivage).
* Organisation et classement des données, des informations, des documents de diverses natures.
* Définition, mise à jour et application d'un plan de classement et d'archivage, d'un système de gestion documentaire.
* Rédaction et mise en forme des courriers et documents relatifs à son domaine de compétence.
* Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger le compte-rendu.

Profil recherché :

Diplôme de niveau IV (BAC ou équivalent) requis, diplôme de niveau III (BAC+2 ou équivalent) souhaité, expériences dans la fonction souhaitées.