Chargé(e) d’accueil (h/f)

Description

Sous l'autorité du Responsable de la relation résident, le/la chargé(e) d'accueil a pour mission l'orientation et l'information de premier niveau, des personnes en contact avec l'organisme, notamment, par la prise en charge de l'accueil physique (partenaires et résidents) et de la gestion administrative quotidienne des relations avec les locataires par téléphone, mails, courriers. Contribuant à l'image de marque de la société, il/elle se doit d'assurer ces missions de manière courtoise, constructive, et dans le respect de la plus stricte confidentialité, des valeurs de la coopérative, et du niveau de qualité de service attendu. Il/Elle assure également des tâches administratives dont le traitement du courrier, ou tout autre domaine, suivant les directives de son responsable hiérarchique direct.


Tâches (liste non exhaustive) :

1. Accueil physique :
1. Il/Elle reçoit les visiteurs et permet leur prise en charge par leurs interlocuteurs au sein de la société.
2. Il/Elle est amené(e) à fournir des informations de premier niveau, suivant les directives qui lui sont données et saisir certaines sollicitations locataires dans la base de gestion.
3. Il/Elle assure le contrôle de l'accès aux locaux par l'utilisation des moyens mis à sa disposition.
4. Il/Elle est en charge de la relation avec les prestataires de course externes.
2. Autres tâches administratives et téléphoniques :
1. Il/elle est en charge du traitement du courrier postal : Ouverture, répartition, numérisation et enregistrement sur la base de gestion du courrier entrant: affranchissement et préparation du courrier sortant, traitement des recommandés A.R.
2. Il/elle prend en charge la circulation de courriers et documents au sein de l'entreprise.
3. Il/Elle distribue les mails généraux à leurs destinataires et assure la saisie des sollicitations locataires arrivées par mail dans la base de gestion.
4. Il/Elle assure la réception et l'enregistrement des plis d'huissiers et complète le tableau dédié.
5. Il/Elle rédige des notes d'information générale sous contrôle de son responsable.
6. Il/Elle prend en charge, en cas de besoin, les appels arrivant sur la ligne du CRR (centre de la relation résident) et traite les questions et réclamations des locataires en s'assurant de la satisfaction des résidents (directement ou en les aiguillant vers le bon service).
7. Il/Elle peut être amenée à assurer d'autres tâches telles que photocopies, classement, saisie sur demande, gestion du stock des fournitures et petits matériels.
8. En l'absence d'un/e chargé(e) accueil sur un autre site, il/elle pourra être amené(e) à le/la remplacer.


Tenue vestimentaire :

Compte tenu de la représentation de la société et pour les besoins de sa bonne image de marque vis-à-vis du public, une tenue correcte est exigée, sans signe distinctif ou ostentatoire manifestant une quelconque appartenance religieuse, philosophique, ou politique.


Profil et compétences :

BEP, BAC professionnel accueil avec une expérience professionnelle réussie dans un poste similaire. Aisance relationnelle, sens du service rendu, maîtrise de soi, discrétion et respect de la confidentialité, esprit d'équipe, bonne présentation.


Vous pouvez postuler à cette offre en complétant le formulaire :

#J-18808-Ljbffr