Gestionnaire frais de déplacements et dépenses au sein du sidfi (sgcd)

Qui sommes-nous ?

L’administration territoriale de l’État (ATE) regroupe les services de proximité (préfecture, sous-préfectures, DDI), SGCD), placés auprès du préfet, qui mettent en œuvre les politiques publiques au profit :
- de la sécurité et de l’emploi des populations,
- de l’aménagement des territoires.
Les services de l’ATE sont engagés dans la lutte contre les discriminations à l’embauche et tout au long de la carrière. Ils s’investissent aussi en faveur de la prise en compte du handicap (aménagement de poste, …), la personnalisation du temps de travail et du télétravail, le développement des nouveaux espaces de travail, la facilitation de l’accès au logement, l’égalité homme-femme et le respect de la diversité.
Pour les personnels administratifs ou techniques, l’ATE offre des parcours de carrière au sein de plusieurs services et/ou métiers, avec ou sans mobilité géographique. Un conseiller mobilité-carrière accompagne les agents.

Activités du service :

Le SIDFI est en charge de l’élaboration du budget en calibrant les ressources en crédits, les dépenses et les cibles de performance.
Il prépare les négociations budgétaires, suit l’exécution de la programmation budgétaire et rend compte des résultats de cette dernière.

Composition et effectifs du service :

Il est composé de 11 agents :
- le chef de service et son adjoint (2 A),
- une section achats avec 3 agents (1 A, 1 B et 1 C),
- une section exécution budgétaire avec 5 agents (3 B et 2 C).
Le coordinateur départemental Chorus du Ministère de l’Intérieur (1 B) est rattaché à ce service.

Ce service travaille avec un outil commun, Chorus. Au SIDFI, la fluidité de l’information entre sections et acteurs est de mise pour une pleine efficacité.

Liaisons hiérarchiques

Chef du SIDFI et son adjoint, Chef de la section exécution budgétaire et comptable.

Liaisons fonctionnelles

Section achats, services prescripteurs ou centres de coûts, référents de proximité, coordinateur Chorus.

Durée attendue sur le poste : 3-5 ans.

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Dans la chaîne de la dépense, la section exécution budgétaire et comptable poursuit l’activité de la plateforme départementale achats, pour le BOP 354 (fonctionnement courant) et le compte de commerce 907 (cité administrative), après service fait. Cette section est aussi chargée du traitement des déplacements (formations ou missions) des agents du SGCD, de la préfecture, des DDI et de certains experts extérieurs (médecins, architectes....), des remboursements des frais des déplacements à l’ensemble des agents et assure un rôle d’assistance générale. Ainsi, le rôle de ce gestionnaire est double.

Au titre des frais de déplacements, il est appelé à traiter :
- des ordres de mission (OM) permanents et ponctuels (saisie, validation),
- des réservations (hôtel, train, avion) pour les missions et formations, après validation dans l’outil, par les supérieurs hiérarchiques,
- le regroupement et la vérification des pièces justificatives nécessaires aux paiements,
- la saisie des états de frais (EF),
- le contrôle et le suivi des paiements des demandes de remboursements dans Coeur Chorus,
- la création et de la mise à jour des numéros tiers Chorus,
- la tenue et le suivi du fichier des cartes OURA (mise à jour et rechargement des cartes)
- diverses sollicitations des services (demandes d’habilitation, de paramétrage...).

Au titre de la gestion des dépenses, l’agent :
- élabore et met à jour divers tableaux de suivi des dépenses à la demande de la hiérarchie,
- vérifie régulièrement la mise à jour et la bonne complétude des tableaux de suivi par les autres sections,
- alerte la hiérarchie en cas de dépassement des données communiquées lors de la programmation et veille à la consommation en Autorisation d’Engagement (AE) et Crédit de Paiement (CP) pour les différents centres de coûts,
- contrôle l’exécution des commandes avant règlement des dépenses,
- suit les finalisations et clôtures d’engagements juridiques, en lien avec la section achats.