Assistant à la commande publique et agent d'accueil (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi Nous recherchons un Assistant à la commande publique et Agent d'accueil pour rejoindre notre Secrétariat général. Vous serez chargé(e) d'accueillir le public, de gérer les demandes et de réaliser des tâches administratives variées. En parallèle, vous assisterez le service de commande publique en rédigeant des documents liés aux marchés et en assurant le suivi des procédures. Missions / conditions d'exercice Pour le service commande publique et affaires juridiques (40% du temps de travail)
* Rédaction des documents liés aux procédures de marchés
* Mise en forme des rapports d'analyse des offres
* Réponses aux candidats
* Élaboration du dossier du candidat retenu après notification signée par les entreprises
* Constitution de dossiers pour envoi au contrôle de légalité
* Réalisation des déclarations des données des marchés publics
* Suivi administratif de l'exécution des marchés (notification, envoi des ordres de services, sous-traitance, avenants)
* Veille réglementaire sur les marchés publics

En fonction du niveau d'expérience, évolution progressive vers des missions plus complexes en autonomie :
* Accompagnement des services dans la définition des besoins et dans l'analyse des offres
*Constitution des pièces administratives des dossiers de consultation
* Gestion des avis de publication
* Participation à la mise en place et au suivi d'une stratégie d'achat répondant aux objectifs de sécurisation et de performance
* Contribution à l'élaboration de référentiels (guides, fiches méthodes, outils)

Pour le service Secrétariat général - accueil (60% du temps de travail) :
Accueil en binôme et en alternance avec l'autre agent d'accueil
* Accueil physique et téléphonique
* Gestion des salles (réservation, mise en place et préparation des salles...)
* Gestion du courrier (enregistrement, répartition dans les services)
* Prise de rdv et gestion des agendas pour les différents services
* Gestion de l'archivage Profils recherchés Savoirs (connaissances générales et techniques)
* Maîtrise des techniques d'accueil, de secrétariat et des outils de bureautique
* Connaissance et intérêt pour la commande publique
* Esprit d'analyse et de synthèse
* Sens de l'organisation et de l'adaptation

Savoirs faire (mise en oeuvre des savoirs, être capable de)
* Maîtrise de l'outil bureautique (excel, word, powerpoint)
* Bonnes capacités rédactionnelles
* Capacité d'organisation et de gestion des priorités
* Capacité à rendre compte
* Accueillir du public et les orienter vers les bons interlocuteurs
*Maîtriser les règles de grammaire et d'orthographe
* Etre organisé et savoir gérer son temps

Savoirs être (individuels et collectifs)
* Autonomie et sens de l'initiative
* Capacités relationnelles et aptitude au travail en équipe
* Aptitude à l'accueil téléphonique et physique discrétion
* Diplomatie, pédagogie
* Rigueur, sens du service public
* Réactivité, dynamisme, curiosité, esprit d'ouverture

Ce poste requiert un bon sens de l'organisation, d'excellentes compétences relationnelles et une connaissance des outils bureautiques. Une expérience en collectivité ou en marchés publics est souhaitée