Agent d'accueil (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi MISSIONS : Sous l’autorité du responsable de service, vous aurez en charge d’accueillir, d’orienter et de renseigner le public ; de gérer le standard téléphonique et d’aider à la gestion du site et à la diffusion d’informations. A ce titre, vous aurez pour missions de : Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES :
-Gérer le standard téléphonique (réception et transmission des appels internes et externes) : connaissance de l’organigramme et des missions des services
-Gérer l’accueil physique :
•Accueillir le public avec amabilité en s’exprimant clairement et en reformulant les demandes
•Appliquer les règles de la communication et de protocole
•Appliquer les consignes vestimentaires (port de vêtement de représentation)
•Gérer l’ouverture et la fermeture de l’hôtel de ville et réguler l’entrée des visiteurs en surveillant les accès,
•Donner un premier niveau d’information permettant au public d’être pris en charge et orienté vers le bon service, et renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité,
•Accompagner les usagers en cas de difficulté pour réaliser des démarches dématérialisées,
•Constituer, actualiser et diffuser les informations et la documentation (évènements organisés sur la commune, service aux usagers…),
•Gérer et surveiller l’accès au parking par tout véhicule (en lien avec l’agent Vigipirate),
•Mettre à jour l’annuaire téléphonique sur les 5 items principaux,
•Assurer le suivi des dossiers d’enquêtes publiques et suivre les dossiers dont l’affichage est obligatoire
ACTIVITES OCCASIONNELLES :
-Remplacer l’agent d’accueil du Cabinet du Maire
•Gérer l’utilisation et le suivi des véhicules mutualisés des services en lien avec le Parc Auto
•Gérer le planning et l’utilisation des salles de réunion
-Participer aux ateliers en interne ou avec le réseau accueil UTS
-Maitriser la procédure d’évacuation de l’hôtel de ville
-Remplacer l’agent sur la mairie Technique et sur Hermès Profils recherchés PROFIL :
-Connaitre le fonctionnement d’un standard téléphonique,
-Maitriser l’outil informatique,
-Posséder des qualités rédactionnelles, une maitrise de l’orthographe et de la gestion de classement,
-Faire preuve d’un bon esprit d’équipe et d’autonomie dans les missions
-Avoir des qualités humaines et professionnelles (rigueur, courtoisie, ponctualité, rapidité, sens de l’organisation et de l’initiative, disponibilité, confidentialité et discrétion),
-Être apte à recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement du service et aux renseignements du public
SPECIFICITE DU POSTE :
-Lieu d’affectation : Hôtel de ville
-35 ou 37h/semaine sur 5 jours ou jours
-12 jours d’ARTT
-Complément de rémunération annuel (13ème mois) ; participation mutuelle sous réserve de contrat labélisé ; CE : COS méditerranée.