Chargé d'accueil polycompétent

Missions principales



ACCUEIL FRONT OFFICE :

Pour les prestations accueil-état civil :

Assurer l’accueil physique du public en « guichet polycompétent »

Établissement et délivrance des attestations d’accueil
- Vérifier les documents remis (en particulier ressources et d’hébergement)
- Enregistrer les demandes (dans l’application)
- Établir les statistiques liées à cette prestation

Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
- Procéder aux vérifications des pièces
- Enregistrer les naissances (en clinique) et les reconnaissances
- Réceptionner les demandes de livret de famille
- Dresser les actes et délivrer les actes d’état civil (édition et signature des demandes faites par courrier ou internet)
- Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance...)
- Délivrer les certificats divers : de vie, de domicile, et actes d’état civil

Traitement administratif et informatique des demandes de cartes d’identité et passeports
- Enregistrer les demandes et retraits des cartes nationales d’identités et passeports biométriques
- Vérifier les documents remis
- Saisir les données dans les applications et scanner les pièces
- Enregistrer les titres reçus et remettre les titres
- Réceptionner les demandes de passeports urgents

Inscription sur listes
- Procéder aux inscriptions sur les listes électorales
- Procéder au recensement militaire

Légaliser les signatures et certifier les copies conformes aux originaux

Pour les prestations scolaires, petite enfance, maison de quartier et sport :

Pour les inscriptions scolaires, périscolaires
- Vérification complétude des dossiers
- Calcul du taux d’effort
- Saisie dans concerto
- Encaissement pour les activités périscolaires
- Renseignement du public

Pour les pré inscriptions petite enfance
- Vérification complétude du dossier multi accueil régulier
- Vérification complétude du dossier accueils ponctuels suite à l’accord du directeur d’établissement
- Conseils sur les modes de garde
- Encaissement frais d’admission
- Information et conseils du public

Pour les adhésions et inscriptions annuelles ou ponctuelles aux activités des maisons de quartier et aux activités sportives
- Vérification complétude des dossiers
- Vérification du rattachement à une maison de quartier de référence (uniquement pour les maisons de quartier)
- Calcul du taux d’effort
- Inscription dans Concerto
- Encaissement

Les inscriptions aux CLAS et ALSH ne seront pas traitées en guichet unique

BACK OFFICE :
- Assurer l’accueil téléphonique du guichet unique : réception des appels, information et orientation du public
- Gérer toute demande liée aux inscriptions scolaires et périscolaires quel que soit le canal d’entrée
- Gérer la boite email du service éducation soit en traitant directement la demande, soit en la transférant vers la direction-métier pour des réponses nécessitant un niveau d’expertise plus approfondi
- Prise en charge des recueils CNI/passeport, enregistrement des colis arrivés par courrier, gestion des titres expirés, gestion par email des dysfonctionnements avec la Préfecture

Missions ponctuelles :
- Prestations à domicile (démarches administratives pour des personnes en difficulté)
- Toute tâche qui s’avère nécessaire à la continuité du service public

Formation :

Niveau III - Bac + 2

La formation sous forme de tutorat entre agents sera organisée par le chef de service avec le support des procédures métier à jour

Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l’initiative de l’agent ou du responsable de service

Expérience :

Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée

Savoir-faire :

Polyvalence complète sur tous les postes du guichet unique

Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes

Grande disponibilité vis-à-vis du public (diplomatie)

Connaissance générale du statut, métiers, organisation de la fonction publique territoriale

Procédures relatives aux formalités administratives

Information générale relative à l'état civil, Code civil

Connaissances réglementaires dans tous les domaines concernés par le guichet unique

Règles communes à la rédaction des actes d'état civil et procédures administratives de délivrance des actes d'état civil

Outils bureautiques (Word, Excel) et logiciels métiers (Suffrage, Arpège, Avenir, QMATIC)

Accueillir

Appliquer les normes, procédures et règles

Rendre compte

Savoir-être :

Sens relationnel

Capacité d’adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité

Sens du travail en équipe

Ponctualité

Rigueur

Capacité d’écoute

Sens de la pédagogie

Cycle de travail :

Poste à 38h/semaine

Nombre de jours de congés :

25 jours de congé, 18 RTT et 2 jours de fractionnement

Avantages :

Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance

Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%

Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs Publiée le 22/05/2024