Office manager - responsable des services généraux f/h

Responsabilités principales :

1) Soutien auprès des différentes directions

- Anticipation des besoins : identifier et anticiper les besoins logistiques, organisationnels et matériels pour une organisation optimale.

- Optimisation de la collaboration : mettre en place des outils et méthodes pour améliorer les échanges et la coordination entre les équipes.

- Suivi des chantiers transversaux : assurer une circulation fluide des informations et veiller au respect des délais.

- Gestion budgétaire : suivre le budget des services généraux.



2) Gestion des communications

- Filtrage des appels téléphoniques : prioriser les appels entrants et fournir des réponses adaptées.

- Accueil des visiteurs : garantir une expérience d’accueil professionnelle et conviviale.

- Gestion des courriers et e-mails : assurer la réception, la transmission et la réponse aux correspondances tout en veillant à une organisation fluide des communications internes et externes.



3) Organisation et gestion administrative :

- Planification des agendas : organiser et gérer les agendas de manière proactive, en tenant compte des priorités, contrainte et échéances.

- Gestion des réunions : planifier, organiser et coordonner les réunions, gérer les invitations et préparer les salles ainsi que les supports nécessaires.

- Classement et archivage : structurer et maintenir un système de classement efficace (physique et électronique) pour un accès rapide et facile aux informations.



4) Gestion des services généraux

- Supervision des locaux : gérer l’entretien, la maintenance et l’aménagement des bureaux en collaboration avec prestataires externes.

- Gestion des assurances : suivre et administrer les contrats d’assurances liés aux locaux et actifs de l’entreprise.

- Pilotage des fournitures : identifier les besoins en consommables, gérer les commandes et superviser les stocks.



5) Coordination d’événements internes et création d’un environnement de travail agréable

- Organisation de séminaires et événements : planifier et organiser des séminaires, réunions d’équipe, team buildings ou événements internes. Coordonner les prestataires, la logistique, et les besoins spécifiques pour garantir le bon déroulement des activités.

- Création d’un environnement agréable : proposer des initiatives pour maintenir un espace de travail accueillant, propre et conforme aux valeurs de l’organisation.

- Cohésion d’équipe : proposer des initiatives pour renforcer la convivialité, le confort et le bien-être des collaborateurs. Être attentif aux besoins des équipes et les accompagner dans leur quotidien.


PROFIL :

Formation et expérience :

- H/F, Bac +3 minimum

- Expérience : 10 ans d’expérience minimum dont au moins 5 ans dans une fonction avec des responsabilités de gestion de services généraux et d’assistanat de Direction Générale ou d’équipe de Direction

Compétences clés :

- Excellentes capacités d’analyse et grande rigueur dans l’exécution des tâches.

- Maîtrise du Pack Office, en particulier PowerPoint

- Rapidité et réactivité dans la gestion des priorités

- Confidentialité irréprochable dans le traitement des informations sensibles

- Sens de l’écoute, excellent relationnel et sens de l’accueil

- Esprit d’initiative, autonomie, et force de proposition pour optimiser les processus


Notre client est une organisation engagée, reconnue pour ses projets à fort impact sociétal et environnemental. Dans le cadre de son fort développement, il recherche un(e) Office Manager - Responsable des Services Généraux.

Vous jouerez un rôle clé dans le soutien opérationnel et organisationnel des différentes directions, la gestion des services généraux, ainsi que la coordination des communications et des événements internes. Véritable pilier de l’organisation, vous serez responsable d’optimiser les processus, de garantir un environnement de travail efficace et agréable, et de renforcer la dynamique et la collaboration des équipes.

Poste basé à Paris intra muros