Responsable du pôle administration sud - relation aux usagers

Responsable du Pôle Administration SUD - Relation aux Usagers

Responsable du Pôle Administration SUD - Relation aux Usagers

Informations générales

Intitulé de l'offre : Responsable du Pôle Administration SUD - Relation aux UsagersRéférence de l'offre : P 2023 08 270Nature du poste : Permanent vacantFilière : AdministrativeCatégorie : BCadre d'emploi : Rédacteurs territoriauxTemps de travail : Temps completDate limite de candidature : 15/06/2024

Affectation

Direction : DIRECTION TERRITORIALE SUDService / UT : SERVICE ADMINISTRATIF TERRITORIAL SUDLieu de travail : Saint-Denis

Environnement Professionnel

A proximitéimmédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants,composé des villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve,L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains etVilletaneuse. Elles sont fédérées autour d’un projet commun, sur un espace quiconnaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce desactivités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économiqueet les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espacesverts, lecture publique, emploi).

Finalités / Missions / activités

Mission /Finalité :

Le service administratif a en charge le pilotage des activités administratives, ressources humaines financières et relation aux usagers à l’échelle de la direction

Le.la responsable du pôle administration relations aux usagers contribue et contrôle l’exécution des processus administratifs, de suivi de dossiers, d’accueil et de circulation de l’information.

Activités principales :

1. En qualité du responsable de pôle administratif
2. Contrôler, mettre en œuvre les dispositifs d’accueils physique et téléphonique
3. Mettre à jour les documents, notes nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses apportées
4. Veiller au traitement des dossiers et à l’application des procédures administratives et réglementaires (arrêtés, permissions voirie, avertissements, courriers/mémoires pour infractions…)
5. Mettre en place et suivre l’alimentation des outils de suivi de l’activité du pôle administration (statistiques, suivi courriers, …)
6. Organiser la gestion, le suivi des courriers entrants et sortants et veiller à la circulation des parapheurs
7. Mettre en place et veiller à l’actualisation des courriers et formulaires types
8. Suivre le traitement des demandes/réclamations/signalements sur l’application numérique métier, en étroite coordination avec les différents techniciens métier
9. Centraliser et traiter les besoins en fournitures administratives et consommables informatiques pour l’ensemble de la direction territoriale
10. Assurer la diffusion de l’information au sein de la direction (affichage, diffusion de note générale)
11. Collaborer et coordonner ses actions avec les services du siège (secrétariat général, Directions ressources)
12. Contribuer, participer aux projets portés par sa hiérarchie,
13. Participer régulièrement à des formations métier afin d’actualiser et de développer ses connaissances.
14. Participer aux réunions internes définies par sa direction

Activités liées à l’encadrement :

15. Encadrer les 3 secrétaires
16. Préparer et animer les réunions relevant de sa compétence en garantissant la participation de chacun ; Etablir et diffuser les comptes rendu de réunion,
17. Répartir et planifier les activités en fonctions de contraintes du secteur
18. Piloter, suivre et évaluer les activités
19. Harmoniser les méthodes de travail et apporter aide technique et méthodologie
20. Gérer le temps de travail et les congés des agents dans le cadre fixé, en lien avec la responsable administrative, et réguler les questions liées aux horaires/congés,
21. Anticiper et accompagner les responsables d’équipe dans la régulation des conflits
22. Accompagner les responsables d’équipe dans la rédaction des rapports sur les comportements non conformes
23. Conduire les entretiens professionnels
24. Evaluer les besoins en formation, consolider les besoins collectifs et individuels et préparer les arbitrages sur les priorités ; conseiller les agents sous sa responsabilité ; veiller à la bonne réalisation des formations, à la capitalisation et au transfert des apprentissages au sein du collectif.
25. Faire remonter les besoins en personnel et participer aux recrutements.
26. Organiser le contrôle périodique des conditions de sécurité de l’activité et des agents : contrôle des matériels, habilitations, inaptitudes, restrictions médicales, port des EPI…
27. Alerter et proposer des arbitrages : réorganisation d'activité, remplacement, aménagement de postes

Activités occasionnelles :

28. Contribuer à la continuité du service administratif en l’absence de collègues et/ou du.de la Responsable du service

Profil recherché et compétences requises

Savoirs :

29. Connaissances de la règlementation des arrêtés de circulation, occupation du domaine public, règlementation déchets ménagers et infractions sur espace public
30. Connaissances du statut de la fonction publique
31. Connaissances en matière d’encadrement
32. Capacité d’analyse

Savoir-faire :

33. Bureautique : Excel, Word, Outlook
34. Logiciels : Analogon (et extension application signalements), Litteralis, Requea.
35. Rédaction

Savoir-être :

36. Sens de l’organisation
37. Méthode, rigueur et précision dans les procédures
38. Aptitude à l’organisation du travail d’une équipe
39. Capacité d’adaptation
40. Discrétion, sens de l’écoute et du dialogue
41. Qualités relationnelles
42. Qualités rédactionnelles
43. Qualités managériales
44. Initiatives et autonomie dans le travail tout en sachant référer

Niveau d’étude : Baccalauréat ou diplôme permettant d’accéder au concours de rédacteur

Spécialité : Administration Générale

Expérience souhaitée : 2 ans sur poste similaire