Chargé(e) d'accueil et administratif (h/f)

Le vélodrome couvert régional Jean Stablinski (dit « Le STAB ») est un équipement sportif de la région Hauts-de-France situé au coeur du Parc des Sports de la ville de Roubaix, à proximité immédiate du vélodrome historique connu pour sa mythique arrivée du Paris-Roubaix. Inauguré en 2012, le STAB est une société publique locale dont les actionnaires sont la Région Hauts-de- France, le Département du Nord et la Ville de Roubaix. L'offre de services proposée est à la fois cycliste (sur piste, BMX), sportive (musculation, récupération) et évènementiel (séminaires, compétitions, team building, gala, conventions.).

Directement rattaché(e) à la direction du Stab Vélodrome, le/la chargé(e) d'accueil et d'administratif a pour missions d'accueillir les différents publics du vélodrome : abonnés, entreprises, prestataires, fournisseurs, exploitants et être force de vente sur ces publics. Il sera également en charge d'une partie administrative en lien direct avec les collaborateurs du Stab.

Activités principales du poste :

**Accueil des publics
- Gérer l'accueil physique de tous les publics (abonnés, entreprises, prestataires, etc.) : délivrance des tickets, tenue du vestiaire, gestion des flux, etc.
- Gérer l'accueil téléphonique et la boite mail "contact" : prendre les appels, répondre et/ou rediriger les mails
- Coordonner le dispositif accueil sur des grands événements
- Proposer des techniques de ventes et fidélisation client

**Gestion administrative des dossiers
- Gestion d'agenda et prises de RDV
- Assistance commerciale et relance téléphonique
- Rédaction de courriers et de comptes-rendus
- Saisie et mise en forme de documents
- Assistance de la direction dans des réunions de coordination
- Relance comptabilité clients et fournisseurs

**Gestion de la boutique
- Assurer la tenue de la boutique : réaliser les ventes (encaissement, emballage), assurer la réception et le stockage de la marchandise, gérer les stocks et approvisionnements, établir les bons de commandes des articles proposés
- Réaliser les bilans et synthèses de la fréquentation du Stab et de la boutique

**Gestion administrative des recettes (abonnement, billetterie et boutique)
- Assurer la gestion administrative courante via notre logiciel comptable (devis, bons de commande, décisions...)
- Garantir la bonne tenue de la base de clientèle (CRM) et du back-office du site Internet (saisie et mise en ligne des plannings, gestion des changements de créneaux, de réservation, gestion des annulations...)
- Tenir une régie de recettes pour la vente des droits d'entrée, boutique
- Réaliser les reportings liés à l'accueil (fréquentation, recettes, etc...)

**Sécurité des biens et du public
- Réaliser les procédures d'ouverture et de fermeture de l'espace accueil et parfois du bâtiment, en lien avec les agents chargés de la sécurité + contrôle de l'accès en journée
- Vérifier l'état de propreté de l'espace accueil, boutique et cafétéria - Signaler les besoins de maintenance

Mise à disposition de la société de façon occasionnelle pour toute autre tâche.

Compétences
Compétences techniques :
- Logiciels de bureautique
- Logiciels métier et applications internes
- Capacités d'animation
Compétences relationnelles :
- Sens de l'accueil client
- Adaptabilité
- Collaboration et travail en équipe
- Organisation
La maîtrise de l'Anglais et/ou du Néerlandais sera un plus apprécié

Conditions de travail
Rattachement à la convention collective nationale du sport (CCNS), tickets restaurants Rythme d'apprentissage selon les règles de l'établissement universitaire
Disponibilités en soirées et week-ends en fonction du calendrier des événements
Accès au STAB en transports ou parking sur site

Prise de poste
Poste à pouvoir à compter du 1er mars 2025
Période d'intégration prévue par pôle pour découvrir les différents domaines de compétences au STAB

Experience: 1 An(s)

Compétences: Logiciel de traitement de texte,Utilisation de logiciels de tableur,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Garantir un suivi administratif,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Gestion d'installations sportives

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.