Assistant.e pédagogique (h/f)

En lien avec la directrice de l'IIMM, l'assistant.e pédagogique contribue au bon fonctionnement des activités pédagogiques, administratives et logistiques des formations initiales, continues et ponctuelles de l'institut. Il/Elle est le relais entre la direction, les enseignants, les élèves et leurs familles, assurant un suivi efficace et conforme aux exigences de la certification QUALIOPI.
Ses missions principales s'articulent autour de :

1 - Gestion administrative des activités pédagogiques
- Suivi des inscription :
- Gérer les dossiers des élèves (collecte, saisie, mise à jour des données).
- Assurer la communication des informations aux élèves et parents le cas échéant
- Coordonner les plannings des cours avec les enseignants
- Préparation des supports pédagogique :
- Rédiger et distribuer les documents nécessaires (programmes, feuilles de présence, évaluations, bilans, grilles de satisfaction...).
- Assurer la mise à jour des supports en conformité avec QUALIOPI.
- Organisation des examens (continue ou en présentiel) et évaluations
- Préparer les calendriers et convocations.
- Centraliser, remettre et archiver les résultats et documents relatifs.

2 - Gestion logistique des activités pédagogiques
- Gérer les demandes logistiques auprès des services en lien avec l'institut : remise de clés, matériel, photocopies.
- Assurer la logistique des enseignants en Cursus & Master class (déplacements, restauration, logement)
- Suivi de la location des instruments de l'IIMM

3 - Gestion des candidatures
- Transmettre les candidatures aux enseignants en vue d'entretiens préalables
- Planifier les concours d'entrée et les examens de fin de cycle.
- Assurer la gestion des prises de rendez-vous pour les admissions
- Communiquer les résultats aux candidats
- Assurer le suivi des évaluations
- Réaliser des statistiques (nombre d'élèves, cycle d'études, lieu d'habitation .)

4 - Suivi pédagogique des élèves
- Assurer les inscriptions pédagogiques
- Centraliser les évaluations et attestations de présence auprès des enseignants, assurer les relances et procéder à l'intégration de celles-ci dans le dossier de l'élève ou du stagiaire
- Éditer et délivrer les relevés d'évaluation, les attestations de réussite, de présence
- Assurer la gestion administrative des demandes de poursuites d'étude

5 - Gestion des plannings, calendriers et emplois du temps
- Élaborer et saisir les calendriers des formations, plannings et emplois du temps en lien avec les enseignants, la directrice et le conservatoire d'accueil concerné.
- Attribuer et réserver les salles au regard des emplois du temps communiqués
- Modifier le planning et les emplois du temps en fonction des contraintes pouvant se présenter
- Informer la communauté du planning et des modifications éventuelles par voie d'affichage, mailing ou par le biais d'outils collaboratifs
- Remise des clefs pour les salles de cours,

6 - Accompagnement des enseignants et de la direction
- Support logistique :
- Organiser les réunions pédagogiques et rédiger les comptes rendus
- Coordonner les demandes de matériel et espaces pour les cours et événements
- Coordonner et évaluer l'équipe enseignante
- Présider les jurys le cas échéant
- Communication interne :
- Assurer le relais des information entre la direction, les enseignants et les élèves
- Participer à l'élaboration des projets pédagogiques en assistant la directrice,

7 - Relation avec les élèves et familles
- Accueillir et informer les élèves et leurs familles sur les formations et les procédures.
- Gérer les demandes spécifiques (changement de planning, renseignements administratifs
- Assurer un suivi des absences et retours d'information aux familles.

8 - Suivi QUALIOPI
- Veiller au respect des processus qualité : archivage des documents, suivi des indicateurs.
- Participer à l'audit interne et fournir les éléments nécessaires lors des contrôles

Experience: 3 An(s)

Compétences: Caractéristiques socio-culturelles des publics,Sociologie des organisations,Techniques pédagogiques,Adapter les méthodes de formation aux besoins spécifiques,Animer, coordonner une équipe,Piloter une activité,Accompagner une personne dans l'acquisition de connaissances,Assurer le suivi de la formation et le tracer dans les outils de suivi pédagogique à disposition,Concevoir des référentiels de formations,Concevoir des supports de formation,Concevoir un processus d'évaluation des formations,Contrôler la conformité administrative et financière d'actions de formation,Contrôler la conformité des données,Définir des besoins en développement des compétences,Effectuer le suivi de conventions,Élaborer des plans de formation adaptés aux besoins de l'équipe,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en oeuvre un processus d'évaluation des formations,Organiser et piloter un programme de formation,Organiser le travail d'une équipe,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Présenter et promouvoir une formation,Réaliser le suivi logistique de la structure, du projet,Réaliser un catalogue de formation,Structurer, synthétiser des informations,Superviser des opérations, des actions,Travailler en groupe, en réseau,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.