Gestionnaire de scolarité h/f

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle

La Faculté de Philosophie de l'Université Jean Moulin Lyon 3 offre la totalité du cursus de philosophie avec de nombreuses coopérations internationales.


Mission

Dans le cadre du service de gestion de scolarité générale de la Faculté de Philosophie, suite à des absences momentanées de deux agents, l'université recrute un agent personnel en renfort pour une période de sept mois.

Activités principales et différentes tâches s’y rapportant :

-Accueillir et informer les étudiants et enseignants en présentiel, par téléphone ou mail

-Transmettre l’information par divers canaux

- Gérer le courrier et traiter la messagerie

-Renseigner sur la faculté et ses formations

-Gérer la scolarité des étudiants de master, notamment :

- Emploi du temps : demande des salles et saisie des EDT, suivi des heures enseignants (gestion des absences-rattrapages, changement de salles...)

- Saisie des dossiers d'admission (MonMaster)

- Gérer le suivi de la scolarité des étudiants : Affectation des étudiants dans les groupes de CM et TD, changement de groupes, suivi des absences, dispense d'assiduité et tout ce qui relève du suivi de la scolarité

- Gestion des examens (sujets, affichage des plannings, organisation des épreuves orales, écrites, et des épreuves aménagées, préparation des copies, listes d’émargements et autres documents nécessaires à la surveillance, permanences en période d’examens (pas de télétravail), traiter l'anonymat des copies, saisie des notes, préparation des jurys, vérification et calcul les PV de délibérations, éditions des PV, communication des résultats aux étudiants

-Ouverture du site web aux étudiants pour visualisation des informations pertinentes et mise en ligne des informations nécessaires aux étudiants

-Établissement des relevés de notes des étudiants à leur retour de l'étranger en liaison avec le SGRI

-Demande et remise des diplômes et attestations de réussite

-Gérer les relations avec des partenaires extérieurs, notamment d’autres universités si diplôme Co accrédité ou conventionnement

-Archivage semestriel/annuel


Profil

Compétences opérationnelles et comportementales :

- Capacité à travailler en équipe

- Rigueur et réactivité, sens de l’organisation et de l’initiative

- Capacité à anticiper et à analyser les problèmes

- Sens de la communication

- Sens de l’accueil et de l’écoute auprès de publics francophones ou non francophones

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac
Expérience souhaitée : 1 an minimum (une expérience en gestion de scolarité serait un atout)

Connaissance et outils :

- Maîtrise des outils informatiques de bureautique, notamment Excel, Word, et d’adressage électronique.

- Maîtrise des techniques d’expressions écrites et orales.

- La connaissance d’outil internes à l’université Lyon 3 serait un plus : scollins, GDM, GDS

- Capacité d’accueil d’un public varié (étudiants, enseignants) dans de bonnes conditions

-Connaissances des normes administratives.

-Connaissance des règles de l’enseignement supérieur français.

Autour du poste :

• Maîtrise et anticipation d’un calendrier contraint, induit par le calendrier universitaire.

• Présence obligatoire à la rentrée de chaque semestre et pendant les périodes d’évaluation et de candidatures

• Contraintes horaires pendant les examens

• Pics d'activités prévisibles et réguliers

Service recruteur : Faculté de Philosophie

Date de prise de poste : 3 mars 2025

Temps de travail hebdomadaire : 35h00

Contrat et durée : 5 mois

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1920€ + négociable selon expérience + primes annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 2,5 jours de congés par mois
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation