Secrétaire en ehpad (h/f)

L'EHPAD des Anciens Combattants au sein du Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Nice a pour mission d'accueillir des personnes âgées dépendantes et de les accompagner au mieux, ainsi que leur entourage, tout au long de leur vie.

Vous serez chargé d'assurer le secrétariat de l'établissement notamment concernant les ressources humaines, la continuité de service pour l'accueil physique et téléphonique, faciliter la circulation de l'information, contribuer au fonctionnement logistique du service, et à la surveillance de l'établissement.

Activités RH en lien avec l'adjoint au responsable :
- Accueillir les intérimaires et les vacataires ;
- Saisir des plannings et congés des agents sur Horoquartz en lien avec l'adjoint du responsable ;
- Suivre et saisir des remplacements avec le service pool remplacement ;
- Participer avec l'adjoint à l'établissement à l'élaboration des fichiers mensuels des dimanches, jours fériés et heures supplémentaires ;
- Saisir des fiches horaires des vacataires tous les mois auprès du pool vacataires et saisir des relevés d'heures des intérimaires sur les logiciels de chaque société d'intérim toutes les semaines ;
- Préparer le planning des vacataires AH pour chaque mois, suivre les demandes de remplacements sur le logiciel HOROQUARTZ ;
- Suivre les remplacements des vacataires IDE, AS, AH, sur les supports dédiés.
- Effectuer les demandes RH pour les agents : DOMUS, avantages sociaux, carte de transport, etc ;
- Suivre les congés, absences, formations ;
- Assurer la remontée d'informations vers l'adjoint ;
- Suivre les dossiers des agents papiers et informatiques.

Activités logistiques :
- Saisir les commandes économat, fournitures bureau ;
- Saisir les commandes et livraisons du prestataire d'entretien du linge ;
- Saisir les commandes de produits pour le petit déjeuner ;
- Saisir les commandes de linge de maison et vaisselle, en lien avec la gouvernante ;
- Surveiller l'alarme incendie et intervenir si besoin, en lien avec la gouvernante.

Activités administratives :
- Préparer les dossiers pour le Conseil de Vie Sociale ;
- Assurer le suivi de la protection des données : organiser le traitement RGPD et sa mise à jour ;
- Organiser et mettre en oeuvre l'archivage, en lien avec l'adjoint au responsable.

Accueil :
- En cas d'indisponibilité ou d'absence de l'agent d'accueil, réaliser l'accueil physique, téléphonique, la gestion des mails et du courrier.

Activités occasionnelles :
- Effectuer toute action permettant d'assurer la continuité du service public et l'exercice des missions du C.C.A.S. et notamment les activités dévolues à l'agent d'accueil secrétaire en cas d'absence ou d'indisponibilité.

Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme privilégié : secrétariat.

Compétences souhaitées :
- Compétences fortes en bureautique et utilisation des outils/logiciels dédiés RH ;
- Sens de l'accueil, de l'observation et de l'écoute ;
- Capacité d'adaptation aux situations ;
- Adaptation de sa communication en fonction de la nature et de l'importance des sollicitations et de la qualité de ses interlocuteurs ;
- Capacité à comprendre une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Connaissance de l'organisation fonctionnelle de la collectivité ;
- Capacité à rechercher les informations utiles et les transmettre ;
- Capacité à s'intégrer à une équipe pluridisciplinaire ;
- Connaissance de la démarche qualité.

Qualités souhaitées :
- Bonne présentation et tenue de langage ;
- Sens de la communication et du contact ;
- Expression claire et concise ;
- Aptitude relationnelle avec les séniors ;
- Empathie/neutralité du dialogue ;
- Disponibilité ;
- Patience ;
- Calme ;
- Discrétion ;
- Agilité pour utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers.